Dienstplaneinstellungen

In den Dienstplaneinstellungen kunnen Sie verschillende functies activeren en het dienstplan aan uw behoeften aanpassen.

U gelangt naar dit gedeelte via
Dienstplan > Instellingen (rechts bovenaan).

In de dienstplaneinstellingen kunt u de volgende functies activeren:

Vakantie

Beheerders worden ingelicht en kunnen afwezigheden accepteren/afwijzen. Met deze optie kunnen werknemers geen vakanties zelfstandig invoeren, maar moeten deze eerst door de beheerders van uw bedrijf worden geaccepteerd. De werknemer zonder beheerdersrechten kan alleen nog vakantieverzoeken indienen. Houd er rekening mee dat de vakantie voor online boeking pas wordt geaccepteerd nadat de beheerder de vakantie heeft geaccepteerd.

Werkuren bewerken

Teamleden kunnen ook zonder medewerkersrecht hun eigen werkuren bewerken. Met deze optie kunnen werknemers die geen dienstplanningsrecht moeten hebben, toch hun eigen werkuren bewerken.

Afwezigheden bewerken

Teamleden kunnen ook zonder medewerkersrecht hun eigen afwezigheden bewerken. Met deze optie kunnen werknemers die geen dienstplanningsrecht moeten hebben, toch hun eigen werkuren bewerken.

Pauzes

Als u dienstplanexports gebruikt, kunnen wettelijk voorgeschreven pauzetijden automatisch aan exports worden toegevoegd:

Als werktijd 6 uur overschrijdt, wordt automatisch een pauze van 30 minuten afgetrokken.
Als werktijd 9 uur overschrijdt, wordt automatisch een pauze van 45 minuten afgetrokken.

Events

Als Event gelden zogenaamde instellijden. Als u events in het dienstplan gebruikt, kunt u hier bepalen dat deze als werk- en niet als pausetijd worden geteld.

Toepassingsvoorbeeld:
Uw medewerkers beginnen 's ochtends om negen uur, maar moeten eerst 15 minuten lang voorbereidingen treffen en kunnen nog geen klanten ontvangen. Deze voorbereidingstijden kunnen in het dienstplan worden ingevoerd en kunnen eenvoudig in de schema's worden overgedragen.

Alternatieve aanpak: In plaats van de voorbereiding vast in het dienstplan in te voeren, kunt u afspraken en prestaties ook automatisch een voorbereidingstijd voorafgaand laten hebben. Deze wordt direct voor de betreffende afspraak geblokkeerd, zonder dat u hiervoor handmatig events hoeft in te voeren.

Aantal schichten

Als u de werkschichten rechtstreeks in de kalender plant, kunt u deze functie gebruiken om overzicht te houden van het aantal schichten dat al voor afzonderlijke medewerkers is gepland.

Verder artikelen over de dienstplaneinstellingen:

Gedetailleerde informatie over het dienstplan vindt u hier.

Om afwezigheden in de kalender en in het Dienstplan in te voeren, moet u deze eerst aanmaken in de Dienstplan-instellingen.

U bereikt dit gebied via
Instellingen > Dienstplan > Instellingen > Afwezigheden.

Veelvoorkomende afwezigheden zijn bijvoorbeeld "Vakantie", "Beroepsschool", "Ziekte", "Vrije dagen", "Bijscholing".

Afwezigheden aanmaken

Selecteer + Nieuwe afwezigheid om een nieuwe afwezigheid aan te maken, of klik op een bestaande afwezigheid om deze te bewerken.

Omschrijving

Naam van de afwezigheid (bijv. Vakantie)

Afkorting

De afkorting wordt gebruikt in de Dienstplan-exports en moet uit enkele letters bestaan.

Voorbeeld van afkortingen in de aanwezigheids-export:

Geldt als werktijd

Sommige afwezigheden zoals "Bijscholing" of "Beurs" gelden als werktijden en moeten in uw rapporten en statistieken ook als zodanig worden meegeteld. Voer hier de werktijd in minuten in. Voorbeeld: 8 uur komt overeen met een waarde van 480. Vakantiedagen van deeltijdwerknemers worden berekend met 240 minuten.

Kleurstelling

In het Dienstplan hebben uw afwezigheden verschillende kleuren, die u hier kunt bepalen.

Voorbeeld van verschillende gekleurd afwezigheden in de kalender:

Gedrag bij overdracht van werktijden

In het Dienstplan kunt u de werktijden van een werknemer meerdere maanden in de toekomst overdragen. Geef hier op of het zich om regelmatige werktijden gaat, die moeten worden overgedragen. Deze zullen in geval van een wijziging van het Dienstplan ook opnieuw worden overschreven. Geschikt voor "Beroepsschool", "Kantoordag".

Is deze optie uitgeschakeld, wordt deze afwezigheid niet overgedragen. Als u deze in de verre toekomst invoert, wordt deze niet overschreven als u de schema's opnieuw maakt. Geschikt voor "Vakantie", "Bijscholing", "Ziekte".

Meer informatie over overdracht van Dienstplannen vindt u hier.

Tellen als training

Telt deze afwezigheid als training voor de werknemer.

Deze afwezigheid kan alleen handmatig worden verwijderd.

Deze afwezigheid is vastgesteld en kan alleen handmatig uit het Dienstplan worden verwijderd. Dit voorkomt overschrijven door Dienstplan-overdracht.

Bij invoer behoudt u reeds ingevulde werktijden.

Afwezigheden verwijderen automatisch de werktijden, pauzes en evenementen van de dag. Met deze instelling kunt u echter bepalen dat een afwezigheid dit niet doet.

Gebruikssituaties hiervoor zijn zeer specifiek: als u bepaalde afwezigheden als markeringen voor dagen gebruikt die bijvoorbeeld in de kalender zichtbaar moeten zijn, maar geen invloed op het Dienstplan hebben, kan dit voor u nuttig zijn.

Afwezigheid in het Dienstplan gebruiken

In het Dienstplan kunt u afwezigheden voor de gewenste dagen invoeren, die vervolgens in de kalender zichtbaar zijn en afhankelijk van uw instellingen in de rapporten als werktijd worden meegeteld of niet.