Skip to content

Alles over: Instellingen & configuratie

Overzicht instellingen online boeken

In de instellingen voor onlineboeken kunt u precies bepalen of en hoe uw klanten bij u online afspraken kunnen maken:

U bereikt uw instellingen voor onlineboeken via Instellingen > Onlineboeking.

Boekingsproces
Stel uw persoonlijke onlineboekingsproces in en bepaal welke diensten online geboekt kunnen worden en hoe deze aan de klant worden gepresenteerd.

Boekinginstellingen

Volgorde

Ontwerp

Teksten

Instellingen voor onlineboekingen: Afspraakinstellingen

In de afspraakinstellingen kunt u de afspraakboeking naar wens vormgeven.


Aantal afspraken
Bepaal het maximale aantal afspraken dat de klant tegelijkertijd kan boeken. Het aantal afspraken heeft betrekking op toekomstige afspraken. Heeft de klant al dit aantal openstaande afspraken, dan moet hij eerst een afspraak afwachten voordat hij een nieuwe kan boeken.

Afsprakenmandje
Beperkt het aantal selecteerbare diensten voor de klanten-app (verouderd).

slechts één medewerker beschikbaar / toon medewerkerfoto bij tijdselectie
Als dit veld niet is geactiveerd, wordt er geen medewerker ter selectie getoond (dus ook geen medewerkerfoto), zodra er slechts één enkele medewerker beschikbaar is.
Als u toch wilt tonen bij welke medewerker de dienst wordt geboekt, activeert u deze functie.

Geboekte afspraken kunnen door de klant worden geannuleerd
Stelt uw klanten in staat om geboekte afspraken zelf te annuleren. U kunt de annuleringstermijn zelf bepalen onder Tijdslimieten.


Geboekte afspraken kunnen door de klant worden verzet
Stelt uw klanten in staat om geboekte afspraken zelf te verzetten. Hier leest u meer over het verzetten van afspraken.


Toon bij de boeking de laatst geboekte dienst
Klanten die zich vóór de boeking inloggen, zien de laatst geboekte dienst en kunnen deze met één klik direct opnieuw boeken. Uiteraard hebben zij nog steeds de mogelijkheid om andere diensten te kiezen.


Betrokken medewerkers weergeven
Mocht u diensten aanbieden die over meerdere medewerkers worden verdeeld, dan kunt u deze medewerkers aan de klant tonen tijdens de boeking. Zo kan de klant al zien welke collega's de in de boeking geselecteerde medewerker ondersteunen met toewerkzaamheden.

Een overzicht van alle instellingen voor onlineboeking vindt u hier.

Instellingen onlineboeking: Tijdslimieten

In de Tijdslimieten kunt u belangrijke periodes voor uw onlineboeking instellen.

U bereikt dit gebied via
Instellingen > Onlineboeking > Tijdinstellingen

Boekingslimiet
De boekingslimiet bepaalt hoe spontaan een klant afspraken bij u kan boeken. Korte tijdspannes maken ook afspraken met korte voorbereiding mogelijk.

Toekomstlimiet
De toekomstlimiet bepaalt hoe ver in de toekomst klanten afspraken kunnen boeken.

De onlineboekbaarheid van uw medewerkers is ook gebaseerd op de ingevoerde werktijden. Als de dienstrooster niet overeenkomstig voorgepland is, kunnen klanten geen afspraken vinden,
zelfs als de toekomstlimiet dit zou toestaan.

Afspraak-annulering-limiet
De afspraak-annulering-limiet bepaalt hoe kort van tevoren afspraken door de klant kunnen worden geannuleerd.

Voorbeeld van veelgebruikte tijdinstellingen:

Een overzicht van alle onlineboekings-instellingen vindt u hier.

Instellingen online boeken: Registratie

In de instellingen voor registratie kunt u bepalen of en hoe uw klanten zich op uw online boekingspagina zelf kunnen registreren.

U bereikt dit gedeelte via
Instellingen > Online boeking > Basisinstellingen > Registratie.

Boeking zonder inloggen toestaan
Wanneer u boeking zonder inloggen toestaat, kunnen klanten zonder eerdere registratie een afspraak boeken. Nadat de klant de gewenste afspraak heeft geselecteerd, voert hij zijn gegevens in zonder zich aan te melden en te registreren.

  • Voordelen: Klanten die zich niet graag willen registreren, kunnen snel een afspraak boeken.
  • Nadelen: Klanten moeten elke keer alle gegevens (naam, voornaam, e-mail, mobiele nummer enz.) opgeven. De afspraken worden niet aan de betreffende klantkaart toegewezen.

Ook beschikbare tijdstippen weergeven, vervolgens om inloggen vragen
Wanneer u wilt dat uw gebruikers zich eerst na het bekijken van de beschikbare tijdstippen moeten aanmelden, activeert u deze functie.

Klanten kunnen zichzelf registreren.
Wanneer u niet wilt dat klanten zichzelf kunnen registreren, schakelt u deze functie uit. Op deze manier kunnen alleen klanten met bestaande toegang afspraken boeken.
U heeft op elk moment de mogelijkheid om geselecteerde klanten in het Klantenbeheer uit te nodigen voor online boeking.

Klanten moeten hun mobiele nummer opgeven bij registratie
Bij registratie ontstaat een verplicht veld "Mobiel nummer". Klanten kunnen zich alleen registreren wanneer dit veld ingevuld is.

Klanten moeten hun vaste telefoonnummer opgeven bij registratie.
Bij registratie ontstaat een verplicht veld "Vaste telefoonnummer". Klanten kunnen zich alleen registreren wanneer dit veld ingevuld is.

Voorbeeld van veel gebruikte registratie-instellingen:

Een overzicht van alle online boekingsinstellingen vindt u hier.

Instellingen online boeking: Algemeen

In de Algemene boekinstellingen kunt u de belangrijkste basisinstellingen voor uw onlineboeking uitvoeren.

Prijsweergave
Tijdens de boeking worden prijzen weergegeven. Als dit selectievakje niet is ingesteld, kunnen klanten tijdens de onlineboeking geen prijzen zien.

Meldingen
Bepaal hier wie wordt geïnformeerd in geval van een online geboekte afspraak. Alle zelf geboekte afspraken kunt u altijd inzien in de Boekingenlijst.

Let op dat alleen medewerkers met een toegewezen e-mailadres ook berichten kunnen ontvangen. In het medewerkersdossier kunt u voor elke medewerker een eigen login aanmaken.

Reserveringsduur

Bepaal hoeveel tijd medewerkers en klanten hebben om een afspraak in te voeren.

In beide gevallen ontstaat bij het klikken op het gewenste tijdstip een afspraakconcept, dat vanaf dit moment niet meer voor klanten kan worden geboekt en voor collega's al als "gestippeld" concept in de agenda verschijnt. Dit maakt onopgemerkte dubbele boekingen in de agenda onmogelijk. Om echter te garanderen dat de afspraak opnieuw beschikbaar wordt na een onjuiste afbreking van de boeking, wordt het concept na de reserveringsduur automatisch verwijderd.

We raden aan om de tijdspanne niet te klein in te stellen, zodat uw klanten voldoende tijd hebben om de gewenste afspraak in te boeken, ook als hen bijvoorbeeld iets tussendoor gebeurt.

Locaties
Als u meerdere locaties in één agenda hebt gekoppeld, kan het zinvol zijn dat niet alle klanten op alle locaties kunnen boeken.
Als u de optie "Klanten mogen alleen in winkels boeken waarvoor zij zijn vrijgegeven" inschakelt, vindt u in elk klantendossier de mogelijkheid om deze klant aan een bepaalde locatie toe te wijzen.

Toepassingsvoorbeeld:
U heeft meerdere locaties in één account samengebracht, maar wilt niet dat uw klanten tijdens de onlineboeking een locatie kunnen kiezen.
U kunt in elk klantendossier precies bepalen welke locatie u de klant beschikbaar wilt stellen.

Gekoppelde locatie
Selecteer hier optioneel een locatie die moet worden aangeboden als er geen afspraken meer beschikbaar zijn.

Voorbeeld van een gekoppelde locatie tijdens het boeken:


Voorbeeld van gebruikelijke algemene instellingen:

Een overzicht van alle onlineboekingsinstellingen vindt u hier.

Dubbele klant na online registratie

In het klantenoverzicht ziet u in het veld Nieuwe klanten alle nieuw geregistreerde en ingevoerde klanten. Hier ziet u nieuwe registraties direct vanaf het begin en kunt u deze verwijderen door op de knop "Verwijderen" te klikken en de klant in uw bestaande lijst aanvullen met zijn e-mailadres. Op deze manier voorkomt u dubbele klanten. Met een eenvoudig OK gaat de klant over naar de stamlijst.