Wenn an einem Tag kaum oder gar keine Bareinnahmen anfallen, aber Kunden mit EC-Karte zahlen en daarbij fooi geven, welke onmiddellijk uit de kassa wordt genomen, kan de kasstand onder de vastgestelde vaste kasstand dalen. Dit is in principe geen fout en hoeft niet worden gecorrigeerd – hier leggen we uit waarom dit gebeurt en welke mogelijkheden u heeft als u dit toch wilt voorkomen.
Hoe dit gebeurt
Wanneer een klant met EC-kaart betaalt en daarbij fooi geeft, wordt deze fooi doorgaans onmiddellijk in contanten uit de kassa genomen en aan de medewerker gegeven (zie Fooi per EC-kaart boeken). Indien er op deze dag verder geen of slechts weinig contante inkomsten waren, wordt daardoor meer contant geld uit de kassa genomen dan ingenom is. De werkelijke kasstand daalt dienovereenkomstig onder het vastgestelde bedrag.
Voorbeeld uit een dagafsluiting:
De kasstand vorige dag lag hier op 200,00 CHF – dit is de vaste kasstand van deze zaak. Op deze dag waren er nauwelijks contante betalingen: de regel "CONTANT – Inkomsten" toont met -7,50 CHF zelfs een negatieve waarde, omdat fooi betaald per EC-kaart uit de kassa is genomen zonder dat daar voldoende contante inkomsten tegenover stonden. De kasstand einde bedraagt hierdoor slechts 192,50 CHF en ligt daarmee onder de vaste kasstand van 200,00 CHF – hoewel de totale inkomsten met 1.141,00 CHF (vrijwel volledig per MasterCard en VISA) op deze dag zeer goed waren.
Dit is uitdrukkelijk niet hetzelfde als een negatieve kasstand: een negatieve kasstand ontstaat eerst wanneer meer geld moet worden onttrokken dan überhaupt in de kassa aanwezig is – de dagafsluiting kan dan helemaal niet meer worden opgeslagen. Het onderschreiden van de vaste kasstand is daarentegen slechts een afwijking van de gewenste doelwaarde: het werkelijke saldo blijft positief (in het voorbeeld hierboven 192,50 CHF) en de dagafsluiting kan normaal worden opgeslagen.
Er is ook de optie om de fooi niet onmiddellijk te onttrekken, maar deze eerst in de kassa te laten ("Fooi in kassa houden", zie Fooiregels). Deze optie wordt echter in de praktijk veel minder gebruikt dan onmiddellijke onttrekking.
Geen reden tot bezorgdheid – dit lost zichzelf op
In principe is het geen probleem wanneer de kasstand tijdelijk onder de vaste kasstand daalt. Zodra er op een van de volgende dagen weer contante inkomsten binnenkomen, zal op die dag automatisch minder geld uit de kassa worden onttrokken dan is ontvangen – zolang totdat het verschil is goedgemaakt en de vaste kasstand opnieuw is bereikt. U hoeft hiervoor niets te doen.
Mocht de kasstand desondanks constant blijven
Wilt u toch voorkomen dat de kasstand tijdelijk van de vaste waarde afwijkt, dan zijn er de volgende mogelijkheden:
1. Inleg ter hoogte van het verschil boeken
U kunt een kassainleg ter hoogte van het ontbrekende verschil boeken om de kasstand onmiddellijk weer op de vaste waarde aan te vullen. Dit is meestal alleen zinvol voor zeer kleine bedragen, aangezien het geld daadwerkelijk door iemand moet worden ingelegd – meestal door de eigenaar. Indien nog geen geschikte inlegsjabloon bestaat, moet deze eerst onder Kassa › Uitgaven › Sjablonen worden aangemaakt (zie gedeelte "Uitgavensjablonen toevoegen en beheren" in het gerelateerde artikel).
2. Automatische aanvulling activeren
In de instellingen voor de vaste kasstand is er de optie "Aanvulling":
Wanneer deze optie is ingeschakeld, boekt Belbo bij behoefte automatisch een kluisonttrekking om de kasstand opnieuw op de ingestelde doelwaarde aan te vullen. Dit veronderstelt natuurlijk dat er werkelijk voldoende contant geld in de kluis aanwezig is.
3. Fooientrekking uitschakelen
Als alternatief kunt u de onmiddellijke fooientrekking in principe uitschakelen (optie "Fooi in kassa houden" in de Fooiregels) en de per kaart betaalde fooi in plaats daarvan 's avonds uitbetalen of aan het einde van de maand gegroepeerd overmaken. Dit is de meest fundamentele van de oplossingen, aangezien deze de werkwijze in het dagelijkse bedrijf permanent verandert, en moet daarom goed worden overwogen.
4. Niets veranderen
U kunt de afwijking ook eenvoudigweg laten staan. Zoals hierboven beschreven, herstelt de kasstand vanzelf zodra er weer contante inkomsten binnenkomen – een kasstand mag in principe onder de vaste kasstand dalen zonder dat iets hoeft te worden ondernomen.