Als u bij een dagafsluiting een waarschuwing ontvangt dat de kasstand ongeldig is, komt dit doordat u in het verleden liggende dagafsluitingen heeft gewijzigd en daardoor de kasstand is veranderd. Deze wijzigingen worden correct gedocumenteerd, maar leiden ertoe dat de tussentijds liggende dagafsluitingen in de afdruk een ongeldige kasstand bevatten.
In geval van een operationele controle worden dergelijke verschijnselen zoals ongeldige kassastanden onmiddellijk opgemerkt en meestal wordt de periode geschat. Zorg daarom dat u dagelijks de kasstand telt en vermijd volledig latere wijzigingen die van invloed zijn op de kasstand. De reden hiervoor is dat latere wijzigingen die van invloed zijn op de kasstand bewijzen dat u de kassastanden in de tussentijd niet heeft gecontroleerd.
Oorzaken
Dit kan meerdere oorzaken hebben. In elk geval ligt het echter aan gebrek aan zorgvuldigheid in de kasadministratie.
- Op deze dag werd vaak fooi per kaart betaald, die uit de contante kas zou moeten worden genomen. Dit is echter niet gebeurd, waardoor niet opviel dat de gegeven fooi in de kas is gebleven.
- Boekingen werden verkeerd gekasseerd of vergeten te kasseren.
- De werkelijke contante voorraad van de vorige dag kwam niet overeen met het bedrag in de dagafsluiting. De kas werd niet geteld of het verschil werd niet gecorrigeerd.
Als u om een bepaalde reden een latere wijziging moet uitvoeren (diefstal, vergeten fooiuitnamens, enz.), probeer de wijzigingen uitgebreid te documenteren. U zou dan zo mogelijk alle tussentijds liggende dagafsluitingen opnieuw moeten openen, opnieuw genereren en opnieuw afdrukken. Alle dagafsluitingen krijgen dan een aantekening die navolgbaar is.
Voorbeeld van een waarschuwing na een latere, kassastanden beïnvloedende melding:
In dit geval is een aanvullende kasinkomst vóór 12.4.2019 ingevoerd, zodat alle volgende dagafsluitingen en reeds opgeslagen dagafsluitingen deze waarschuwing zullen bevatten.
