U kunt producten op elk moment handmatig aan uw Belbo-kalender toevoegen. Als u echter een groot aantal producten in uw Belbo-kalender wilt invoeren, kunt u deze ook importeren.
U bereikt dit gedeelte via Instellingen > Importcentrum > Producten.
Productimport
Opmerking: Het importeren van producten is technisch complex. Als u wilt, kunnen wij de import tegen een vergoeding voor u uitvoeren. Neem gewoon contact met ons op.
Uw importgegevens moeten in Excel- of CSV-indeling zijn. Veel fabrikanten bieden gedetailleerde lijsten aan. Zorg ervoor dat alle benodigde kolommen in uw import voorkomen.
Voorbeeld van een geldige productlijst in CSV-indeling: downloaden
Importproces
Klik rechtsboven op de instellingenpagina op Importcentrum en ga naar het tabblad "Producten".
Maak met de knop "Importproces maken" een nieuwe importopdracht aan.
Selecteer uw bestand dat u wilt uploaden en wacht tot het proces is voltooid.
Vervolgens worden de herkende gegevens weergegeven. Hier kunt u in de tabelkop de toewijzing van de kolommen van uw export met de veldnamen van de producten in uw onlinekalender uitvoeren.
Als uw productbestand al gevuld is, kunt u de volgende stap gebruiken om duplicaten te voorkomen: Hier kunt u indien nodig velden selecteren die voor nauwkeurige toewijzing van bestaande producten dienen. Als bestaande producten in deze velden volledig overeenkomen, worden alle andere velden overschreven met de waarden uit de export. Waarschuwing: Gebruik unieke kolombijzonderheden, zodat enerzijds geen duplicaten ontstaan en anderzijds geen producten met onjuiste informatie worden overschreven.
Start het importproces. Dit proces kan, afhankelijk van het aantal producten, enige tijd in beslag nemen. U kunt het venster in de tussentijd sluiten.
Prijswijziging importeren
Als u alleen de prijzen van uw producten wilt wijzigen, kunt u de producten opnieuw importeren. Hierbij wordt het artikelnummer vergeleken. Als al een product met hetzelfde artikelnummer bestaat, wordt het niet opnieuw aangemaakt, maar wordt alleen de prijs aangepast. Op deze manier kunnen prijswijzigingen eenvoudig worden geïmporteerd.
Als u cadeaubonnen hebt uitgegeven die niet in het Belbo-cadeaubonbeheersysteem zijn geregistreerd, kunt u deze importeren. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn als u cadeaubonnen hebt verkocht voordat u met de Belbo-kalender bent begonnen te werken.
U bereikt dit gebied via Instellingen > Importcentrum
Selecteer in het importcentrum Cadeaubonnen en klik op + Importproces maken.
Wijs na het uploaden van uw CSV-bestand eerst de juiste velden toe.
Start vervolgens de upload.
U vindt uw geïmporteerde cadeaubonnen vervolgens in de cadeaubonmodule. De geïmporteerde cadeaubonnen kunnen nu ook met behulp van de cadeauboncode worden gevonden en in het kassakonterproces worden gebruikt.
U kunt klantgegevens die u in digitale vorm heeft, in Belbo importeren, bijvoorbeeld als u naar Belbo wilt overstappen.
U bereikt dit gedeelte via Instellingen > Importcentrum > Klanten
Als deze functie niet zichtbaar is, heeft de login waarmee u momenteel bent aangemeld, niet de nodige rechten.
Opmerking: De import van klanten en afspraken is technisch veeleisend. Wij helpen u graag en voeren de import voor u uit. Neem gerust contact met ons op.
Vereisten
Uw klantgegevens moeten in CSV- of Excel-indeling voorhanden zijn. Houd er rekening mee dat CSV-bestanden op verschillende manieren kunnen worden opgeslagen. U moet in het gekozen exportprogramma voor klantgegevens ervoor zorgen dat de volgende opties zijn geselecteerd:
Scheidingsteken: ,
Tekstscheidingsteken: "
Voorbeeld van een geldige klantbestand in de vereiste CSV-indeling: downloaden
Als u internationale klanten heeft, is het belangrijk dat u het landnummer voor mobiele nummers in het formaat 00xx (in plaats van +xx) importeert, anders wordt het landnummer niet herkend en wordt uw eigen landnummer eraan toegevoegd.
Importproces
Maak een nieuwe importopdracht aan via de knop "Importproces aanmaken".
Selecteer uw bestand dat u wilt uploaden en wacht totdat het proces is voltooid.
Vervolgens worden de herkende gegevens weergegeven. Hier kunt u in de tabelkop de toewijzing van de kolommen van uw export toewijzen aan de veldnamen van het klantbestand van uw online agenda (details in de sectie "Gegevensvelden toewijzen").
Gegevensvelden toewijzen
In de weergegeven tabel staan onder de kolomnamen van uw bestand de beschikbare gegevensvelden in Belbo.
Selecteer hier de juiste gegevenstypen.
Houd er rekening mee dat de tabelkoppen in uw bestand mogelijk een andere naam voor het gegevenstype hebben, bijvoorbeeld "Mobiel nummer" in plaats van "Mobiel".
Toegewezen gegevenskolommen worden in wit weergegeven, niet-toegewezen gegevenskolommen in geel. Als u bepaalde gegevens uit het originele bestand niet nodig hebt, kunt u de toewijzing verwijderen. Kolommen die in geel zijn gemarkeerd, worden genegeerd in het importproces en niet geïmporteerd.
Standaardgegevens
In Belbo zijn enkele gegevensvelden al ingesteld. Deze omvatten naam, e-mailadres en telefoonnummers. Deze kunnen rechtstreeks worden toegewezen of worden direct door het importcentrum herkend.
Controleer en corrigeer indien nodig de toewijzing van de gegevens.
Aangepaste velden
In Belbo hebt u de mogelijkheid om onbeperkt veel aangepaste gegevensvelden voor uw klantbestanden aan te maken.
Als informatie van de export in de agenda moet worden opgenomen die nog niet wordt aangeboden, kunt u aanvullende klantenvelden aanmaken en deze toewijzen.
Het is belangrijk dat het type van het gegevensveld aansluit bij de inhoud die moet worden geïmporteerd (bijvoorbeeld type "Verjaardag" en niet bijvoorbeeld "Datum" voor de verjaardag). Neem contact met ons op als u hier hulp nodig hebt.
Speciale gevallen
Volledige naam
Sommige aanbieders exporteren hun gegevens zodanig dat de voor- en achternaam van de klant in één kolom staan. In dit geval is de juiste toewijzing in Belbo het veld "Volledige naam". Het importcentrum scheidt de naam tijdens het importproces na het eerste spatie en maakt daar de gegevensvelden "Voornaam" en "Achternaam" van. Dit vergemakkelijkt de import, omdat het tabelbestand eerst niet handmatig hoeft te worden bewerkt. Controleer daarna alstublieft de gegevens, want in geval van meerdere voornamen kan dit tot onvolledige gegevens leiden.
Kleurformules
In de kappersbranche zijn kleurformules een belangrijk onderdeel van klantgegevens en kunnen in Belbo worden geïmporteerd. De formules worden echter naar eigen ervaring op verschillende manieren door andere aanbieders ter beschikking gesteld. Neem contact met ons op als u niet zeker bent hoe u de formules het beste kunt importeren.
Duplicaten voorkomen
Als uw klantbestand al is ingevuld, kunt u de volgende stap gebruiken om duplicaten te voorkomen: Hier kunt u indien nodig unieke velden (bijvoorbeeld: e-mailadres of mobiel nummer) selecteren die dienen voor nauwkeurige toewijzing van bestaande klantbestanden.
Als bestaande klantbestanden in deze velden volledig overeenkomen, worden alle andere velden overschreven door de waarden uit de export.
Waarschuwing: Gebruik unieke kolombinaties zodat aan de ene kant geen duplicaten ontstaan en aan de andere kant geen klantbestanden met onjuiste klantgegevens worden overschreven.
Importproces
Start het importproces. Dit proces kan afhankelijk van het aantal klantbestanden enkele minuten duren. U kunt in de tussentijd het venster sluiten en op elk moment terugkeren naar het importcentrum.
