Skip to content

Klantimport

U kunt klantgegevens die u in digitale vorm heeft, in Belbo importeren, bijvoorbeeld als u naar Belbo wilt overstappen.


U bereikt dit gedeelte via Instellingen > Importcentrum > Klanten
Als deze functie niet zichtbaar is, heeft de login waarmee u momenteel bent aangemeld, niet de nodige rechten.




Opmerking: De import van klanten en afspraken is technisch veeleisend. Wij helpen u graag en voeren de import voor u uit. Neem gerust contact met ons op.


Vereisten

Uw klantgegevens moeten in CSV- of Excel-indeling voorhanden zijn. Houd er rekening mee dat CSV-bestanden op verschillende manieren kunnen worden opgeslagen. U moet in het gekozen exportprogramma voor klantgegevens ervoor zorgen dat de volgende opties zijn geselecteerd:

  1. Scheidingsteken: ,

  2. Tekstscheidingsteken: "


Voorbeeld van een geldige klantbestand in de vereiste CSV-indeling: downloaden

Als u internationale klanten heeft, is het belangrijk dat u het landnummer voor mobiele nummers in het formaat 00xx (in plaats van +xx) importeert, anders wordt het landnummer niet herkend en wordt uw eigen landnummer eraan toegevoegd.

Importproces

  1. Maak een nieuwe importopdracht aan via de knop "Importproces aanmaken".

  2. Selecteer uw bestand dat u wilt uploaden en wacht totdat het proces is voltooid.

  3. Vervolgens worden de herkende gegevens weergegeven. Hier kunt u in de tabelkop de toewijzing van de kolommen van uw export toewijzen aan de veldnamen van het klantbestand van uw online agenda (details in de sectie "Gegevensvelden toewijzen").

Gegevensvelden toewijzen

  • In de weergegeven tabel staan onder de kolomnamen van uw bestand de beschikbare gegevensvelden in Belbo.

  • Selecteer hier de juiste gegevenstypen.

  • Houd er rekening mee dat de tabelkoppen in uw bestand mogelijk een andere naam voor het gegevenstype hebben, bijvoorbeeld "Mobiel nummer" in plaats van "Mobiel".

  • Toegewezen gegevenskolommen worden in wit weergegeven, niet-toegewezen gegevenskolommen in geel. Als u bepaalde gegevens uit het originele bestand niet nodig hebt, kunt u de toewijzing verwijderen. Kolommen die in geel zijn gemarkeerd, worden genegeerd in het importproces en niet geïmporteerd.

Standaardgegevens

  • In Belbo zijn enkele gegevensvelden al ingesteld. Deze omvatten naam, e-mailadres en telefoonnummers. Deze kunnen rechtstreeks worden toegewezen of worden direct door het importcentrum herkend.

  • Controleer en corrigeer indien nodig de toewijzing van de gegevens.

Aangepaste velden

  • In Belbo hebt u de mogelijkheid om onbeperkt veel aangepaste gegevensvelden voor uw klantbestanden aan te maken.

  • Als informatie van de export in de agenda moet worden opgenomen die nog niet wordt aangeboden, kunt u aanvullende klantenvelden aanmaken en deze toewijzen.

  • Het is belangrijk dat het type van het gegevensveld aansluit bij de inhoud die moet worden geïmporteerd (bijvoorbeeld type "Verjaardag" en niet bijvoorbeeld "Datum" voor de verjaardag). Neem contact met ons op als u hier hulp nodig hebt.

Speciale gevallen



Volledige naam
Sommige aanbieders exporteren hun gegevens zodanig dat de voor- en achternaam van de klant in één kolom staan. In dit geval is de juiste toewijzing in Belbo het veld "Volledige naam". Het importcentrum scheidt de naam tijdens het importproces na het eerste spatie en maakt daar de gegevensvelden "Voornaam" en "Achternaam" van. Dit vergemakkelijkt de import, omdat het tabelbestand eerst niet handmatig hoeft te worden bewerkt. Controleer daarna alstublieft de gegevens, want in geval van meerdere voornamen kan dit tot onvolledige gegevens leiden.

Kleurformules
In de kappersbranche zijn kleurformules een belangrijk onderdeel van klantgegevens en kunnen in Belbo worden geïmporteerd. De formules worden echter naar eigen ervaring op verschillende manieren door andere aanbieders ter beschikking gesteld. Neem contact met ons op als u niet zeker bent hoe u de formules het beste kunt importeren.


Duplicaten voorkomen

  • Als uw klantbestand al is ingevuld, kunt u de volgende stap gebruiken om duplicaten te voorkomen: Hier kunt u indien nodig unieke velden (bijvoorbeeld: e-mailadres of mobiel nummer) selecteren die dienen voor nauwkeurige toewijzing van bestaande klantbestanden.

  • Als bestaande klantbestanden in deze velden volledig overeenkomen, worden alle andere velden overschreven door de waarden uit de export.

  • Waarschuwing: Gebruik unieke kolombinaties zodat aan de ene kant geen duplicaten ontstaan en aan de andere kant geen klantbestanden met onjuiste klantgegevens worden overschreven.

Importproces

Start het importproces. Dit proces kan afhankelijk van het aantal klantbestanden enkele minuten duren. U kunt in de tussentijd het venster sluiten en op elk moment terugkeren naar het importcentrum.