Skip to content

Alles over: Online boeken

Overzicht instellingen online boeken

In de instellingen voor onlineboeken kunt u precies bepalen of en hoe uw klanten bij u online afspraken kunnen maken:

U bereikt uw instellingen voor onlineboeken via Instellingen > Onlineboeking.

Boekingsproces
Stel uw persoonlijke onlineboekingsproces in en bepaal welke diensten online geboekt kunnen worden en hoe deze aan de klant worden gepresenteerd.

Boekinginstellingen

Volgorde

Ontwerp

Teksten

Instellingen voor onlineboekingen: Afspraakinstellingen

In de afspraakinstellingen kunt u de afspraakboeking naar wens vormgeven.


Aantal afspraken
Bepaal het maximale aantal afspraken dat de klant tegelijkertijd kan boeken. Het aantal afspraken heeft betrekking op toekomstige afspraken. Heeft de klant al dit aantal openstaande afspraken, dan moet hij eerst een afspraak afwachten voordat hij een nieuwe kan boeken.

Afsprakenmandje
Beperkt het aantal selecteerbare diensten voor de klanten-app (verouderd).

slechts één medewerker beschikbaar / toon medewerkerfoto bij tijdselectie
Als dit veld niet is geactiveerd, wordt er geen medewerker ter selectie getoond (dus ook geen medewerkerfoto), zodra er slechts één enkele medewerker beschikbaar is.
Als u toch wilt tonen bij welke medewerker de dienst wordt geboekt, activeert u deze functie.

Geboekte afspraken kunnen door de klant worden geannuleerd
Stelt uw klanten in staat om geboekte afspraken zelf te annuleren. U kunt de annuleringstermijn zelf bepalen onder Tijdslimieten.


Geboekte afspraken kunnen door de klant worden verzet
Stelt uw klanten in staat om geboekte afspraken zelf te verzetten. Hier leest u meer over het verzetten van afspraken.


Toon bij de boeking de laatst geboekte dienst
Klanten die zich vóór de boeking inloggen, zien de laatst geboekte dienst en kunnen deze met één klik direct opnieuw boeken. Uiteraard hebben zij nog steeds de mogelijkheid om andere diensten te kiezen.


Betrokken medewerkers weergeven
Mocht u diensten aanbieden die over meerdere medewerkers worden verdeeld, dan kunt u deze medewerkers aan de klant tonen tijdens de boeking. Zo kan de klant al zien welke collega's de in de boeking geselecteerde medewerker ondersteunen met toewerkzaamheden.

Een overzicht van alle instellingen voor onlineboeking vindt u hier.

Instellingen onlineboeking: Tijdslimieten

In de Tijdslimieten kunt u belangrijke periodes voor uw onlineboeking instellen.

U bereikt dit gebied via
Instellingen > Onlineboeking > Tijdinstellingen

Boekingslimiet
De boekingslimiet bepaalt hoe spontaan een klant afspraken bij u kan boeken. Korte tijdspannes maken ook afspraken met korte voorbereiding mogelijk.

Toekomstlimiet
De toekomstlimiet bepaalt hoe ver in de toekomst klanten afspraken kunnen boeken.

De onlineboekbaarheid van uw medewerkers is ook gebaseerd op de ingevoerde werktijden. Als de dienstrooster niet overeenkomstig voorgepland is, kunnen klanten geen afspraken vinden,
zelfs als de toekomstlimiet dit zou toestaan.

Afspraak-annulering-limiet
De afspraak-annulering-limiet bepaalt hoe kort van tevoren afspraken door de klant kunnen worden geannuleerd.

Voorbeeld van veelgebruikte tijdinstellingen:

Een overzicht van alle onlineboekings-instellingen vindt u hier.

Instellingen online boeken: Registratie

In de instellingen voor registratie kunt u bepalen of en hoe uw klanten zich op uw online boekingspagina zelf kunnen registreren.

U bereikt dit gedeelte via
Instellingen > Online boeking > Basisinstellingen > Registratie.

Boeking zonder inloggen toestaan
Wanneer u boeking zonder inloggen toestaat, kunnen klanten zonder eerdere registratie een afspraak boeken. Nadat de klant de gewenste afspraak heeft geselecteerd, voert hij zijn gegevens in zonder zich aan te melden en te registreren.

  • Voordelen: Klanten die zich niet graag willen registreren, kunnen snel een afspraak boeken.
  • Nadelen: Klanten moeten elke keer alle gegevens (naam, voornaam, e-mail, mobiele nummer enz.) opgeven. De afspraken worden niet aan de betreffende klantkaart toegewezen.

Ook beschikbare tijdstippen weergeven, vervolgens om inloggen vragen
Wanneer u wilt dat uw gebruikers zich eerst na het bekijken van de beschikbare tijdstippen moeten aanmelden, activeert u deze functie.

Klanten kunnen zichzelf registreren.
Wanneer u niet wilt dat klanten zichzelf kunnen registreren, schakelt u deze functie uit. Op deze manier kunnen alleen klanten met bestaande toegang afspraken boeken.
U heeft op elk moment de mogelijkheid om geselecteerde klanten in het Klantenbeheer uit te nodigen voor online boeking.

Klanten moeten hun mobiele nummer opgeven bij registratie
Bij registratie ontstaat een verplicht veld "Mobiel nummer". Klanten kunnen zich alleen registreren wanneer dit veld ingevuld is.

Klanten moeten hun vaste telefoonnummer opgeven bij registratie.
Bij registratie ontstaat een verplicht veld "Vaste telefoonnummer". Klanten kunnen zich alleen registreren wanneer dit veld ingevuld is.

Voorbeeld van veel gebruikte registratie-instellingen:

Een overzicht van alle online boekingsinstellingen vindt u hier.

Instellingen online boeking: Algemeen

In de Algemene boekinstellingen kunt u de belangrijkste basisinstellingen voor uw onlineboeking uitvoeren.

Prijsweergave
Tijdens de boeking worden prijzen weergegeven. Als dit selectievakje niet is ingesteld, kunnen klanten tijdens de onlineboeking geen prijzen zien.

Meldingen
Bepaal hier wie wordt geïnformeerd in geval van een online geboekte afspraak. Alle zelf geboekte afspraken kunt u altijd inzien in de Boekingenlijst.

Let op dat alleen medewerkers met een toegewezen e-mailadres ook berichten kunnen ontvangen. In het medewerkersdossier kunt u voor elke medewerker een eigen login aanmaken.

Reserveringsduur

Bepaal hoeveel tijd medewerkers en klanten hebben om een afspraak in te voeren.

In beide gevallen ontstaat bij het klikken op het gewenste tijdstip een afspraakconcept, dat vanaf dit moment niet meer voor klanten kan worden geboekt en voor collega's al als "gestippeld" concept in de agenda verschijnt. Dit maakt onopgemerkte dubbele boekingen in de agenda onmogelijk. Om echter te garanderen dat de afspraak opnieuw beschikbaar wordt na een onjuiste afbreking van de boeking, wordt het concept na de reserveringsduur automatisch verwijderd.

We raden aan om de tijdspanne niet te klein in te stellen, zodat uw klanten voldoende tijd hebben om de gewenste afspraak in te boeken, ook als hen bijvoorbeeld iets tussendoor gebeurt.

Locaties
Als u meerdere locaties in één agenda hebt gekoppeld, kan het zinvol zijn dat niet alle klanten op alle locaties kunnen boeken.
Als u de optie "Klanten mogen alleen in winkels boeken waarvoor zij zijn vrijgegeven" inschakelt, vindt u in elk klantendossier de mogelijkheid om deze klant aan een bepaalde locatie toe te wijzen.

Toepassingsvoorbeeld:
U heeft meerdere locaties in één account samengebracht, maar wilt niet dat uw klanten tijdens de onlineboeking een locatie kunnen kiezen.
U kunt in elk klantendossier precies bepalen welke locatie u de klant beschikbaar wilt stellen.

Gekoppelde locatie
Selecteer hier optioneel een locatie die moet worden aangeboden als er geen afspraken meer beschikbaar zijn.

Voorbeeld van een gekoppelde locatie tijdens het boeken:


Voorbeeld van gebruikelijke algemene instellingen:

Een overzicht van alle onlineboekingsinstellingen vindt u hier.

Factuurontwerp

In het rekeningontwerp kunt u bepalen hoe uw bonnen en rekeningen zijn opgemaakt.


U bereikt dit gedeelte via Instellingen > Rekeningontwerp
Als deze functie niet is geactiveerd, kan deze worden geactiveerd via "Instellingen > Functie toevoegen".



Rekeningelementen

Voer hier de basisgegevens van uw bedrijf in. Als hier niet anders aangegeven, wordt het vestigingsadres gebruikt. Vul dit veld dus alleen in als uw vestigingsadres afwijkt van het adres van de uitgestelde rekeningopdrachtgever op de rekeningen.

Bonontwerp

Logo

Hier kunt u een logo uploaden. Logoafbeeldingen moeten zwart-wit zijn en een hoog contrast hebben, zodat uw bonprinter deze correct kan weergeven.

Bonkop

Als u aanvullende informatie in de kopzone van de bon wilt weergeven, kunt u deze hier invoeren. Naast vrij te kiezen tekst kunt u ook tekstplaatsaanduidingen gebruiken. Als u de tekstplaatsaanduidingen "Klantnaam" of de adresvelden van de klant gebruikt, worden deze gegevens uit het klantendossier opgehaald. De voorwaarde hiervoor is dat u deze klantenvelden in de klantinstellingen hebt gemaakt en dat uw medewerkers deze zorgvuldig invullen. U vindt een handleiding voor het maken en integreren van deze gegevens hier.

Bonvoettekst

Als u aanvullende informatie in de kopzone van de bon wilt weergeven, kunt u deze hier invoeren. Op deze plaats kan bijvoorbeeld aandacht worden besteed aan online boekingen of huidige promoties.

Bonstructuur

U kunt het uiterlijk van uw bon zelf ontwerpen. Meer informatie over de bonstructuur vindt u hier.
Houd er alstublieft rekening mee dat dit een ingewikkelde setup is. Bij onjuist gebruik kunnen bonnen mogelijk niet meer worden afgedrukt.

A4-rekeningen

In principe is voor elke rekening een bon beschikbaar, die via uw bonprinter kan worden uitgegeven. Daarnaast kunt u rekeningen in A4-formaat maken. Zodra deze functie is geactiveerd, ontvangt u een nieuwe knop in de kassa, via welke u A4-rekeningen als PDF per e-mail naar de klant kunt sturen of op een geschikte printer kunt afdrukken.


Let in dit verband ook op onze aanwijzingen voor de bonuitgaveplicht in Duitsland.

Voorbeeld van een A4-rekening

Betalingsopmerking bij betaling per rekening

Als u de betalingsmethode "Rekening" aanbiedt, kunt u een eigen rekeningvoettekst voor deze betalingsmethode instellen. Hier kunt u uw bankgegevens en verdere betalingsinstructies invoeren. Deze informatie wordt alleen op de rekening afgedrukt als de klant per rekening betaalt. Als een ander betalingsmiddel wordt geselecteerd (bijv. "Contant" of "Pinnen"), wordt de voettekst gebruikt die u onder "A4-rekeningvoet" hebt ingesteld.

E-mail

Als u A4-rekeningen naar uw klanten wilt sturen, kunt u tijdens de kassabediening het verzenden per e-mail starten. De tekst van de e-mail is een standaardtekst.

Als u uw eigen tekst wilt schrijven, kunt u dit doen onder Instellingen > Rekeningontwerp > E-mail. Ook hier kunt u plaatsaanduidingen gebruiken om bijvoorbeeld de klantnaam in te voegen.

U kunt uitgebreide kassadocumentatie hier downloaden.

Onlinebetaling met Stripe


Uw instellingen voor onlinebetaling vindt u onder Instellingen > Onlinebetaling.

Met Stripe kunt u onlinebetalingen accepteren via creditcard, Apple Pay, Google Pay, TWINT, Klarna en SEPA-automatische incasso.

Alle informatie over hoe u de betalingsfuncties van Stripe voor uw onlineboeking instelt, vindt u in onze video.



Aanvulling op de video stand 03/2025: In de huidige versie van Stripe kunt u de vereiste codes vinden door "API" in te voeren in het zoekveld aan de bovenkant van de Stripe-overzichtspagina:

Zoekveld in Stripe

Overzichtspagina met verborgen geheime sleutel

Links uit de video:
Stripe-startpagina
Stripe Docs testkaartnummers


Houd er rekening mee dat voor onlinebetalingen kosten gelden volgens uw overeenkomst met Stripe.
Belbo berekent het integreren van onlinebetaling op uw boekingspagina niet apart.

Betalingsmethoden in Stripe activeren

In Stripe kunt u de gewenste betalingsmethoden (creditcards, Klarna, Twint enz.) vinden via het menu-item "Betalingsmethoden". U bereikt deze plaats het gemakkelijkst door deze term in het zoekveld in te voeren:

Hier kunt u de gewenste methoden uit de uitgebreide lijst selecteren. In de Belbo-onlineboeking en in de shop kunnen alleen die betalingsmethoden worden aangeboden die ook in Belbo kunnen worden ingeschakeld. In Belbo moeten zij onder Instellingen > Onlinebetaling > Stripe ook worden ingeschakeld:

Als u onlinebetaling via PayPal wilt inschakelen, vindt u hier meer informatie.

Tip: minimaal tegoed configureren

Opdat uw klanten bij een afzegging van een afspraak automatisch hun geld terugkrijgen, raden wij aan een minimaal tegoed in de Stripe-accountinstellingen in te stellen:

Onlineboeking: Teksten

U kunt talrijke teksten van de onlineboeking aanpassen of aanvullen.

U bereikt dit gebied via Instellingen > Onlineboeking > Teksten
Als deze functie niet is ingeschakeld, kunt u deze activeren via "Instellingen > Functie toevoegen".

Algemeen

Sommige teksten in de boeking zijn globaal en niet aanpasbaar. U kunt echter bepalen of u voor deze teksten de "jij" of de "u" vorm wilt gebruiken.

Startsidtekst

Als u de onlineboeking zo linkt dat uw klanten zich eerst moeten aanmelden voordat ze online kunnen boeken, kunt u de startsidtekst bewerken.

Voettekst

Vul uw voettekst aan met belangrijke informatie over uw bedrijf. Dit omvat website, adres of een link naar uw productwinkel.

Tip: Publiceer hier niet uw telefoonnummer. Uw klanten moeten zelf online een afspraak boeken in plaats van u op te bellen. Als u bepaalde diensten alleen beschikbaar wilt maken voor online boeking na telefonisch advies, gebruikt u in plaats daarvan de bijbehorende optie in uw diensten.

Als u beide velden leeg laat, wordt geen voettekst in uw onlineboeking weergegeven.

Boekingsteksten

U kunt de onlineboeking op verschillende plaatsen aanvullen:


Uitverkochtwaarschuwing
Wanneer klanten op een dag in de kalender klikken waarop geen afspraken meer beschikbaar zijn, zien ze een bijbehorend bericht. Als u dit veld leeg laat, verschijnt ons standaardbericht (zie afbeelding). U hoeft het tekstveld dus alleen in te vullen als u de tekst wilt wijzigen.



Tekst onder prijskeuze
Gebruik dit gebied om klanten op belangrijke informatie met betrekking tot de prijs te attenderen.



Tekst onder afspraakselectie
Gebruik dit gebied om klanten op belangrijke informatie met betrekking tot de boeking te attenderen.



Afsluiting


Algemene prijswaarschuwing
Belangrijke informatie kan in de context van het boekingsoverzicht naast de prijs worden geplaatst. Let alstublieft ook op de onderstaande opmerking!



Aanvullende tekst na succesvolle boeking
Nadat de klant online heeft geboekt, ontvangt zij een samenvatting van de boeking op een bevestigingspagina. Hier kunt u ook een tekst achterlaten die haar op belangrijke bepalingen opmerkzaam maakt.



Opmerking: Wij adviseren om de boekingsteksten kort te houden en spaarzaam te gebruiken. Breng ook zeer belangrijke informatie in uw Algemene voorwaarden onder, zodat u de klant kunt aantonen dat hij belangrijke bepalingen heeft aanvaard.

Online betaling met PayPal

U kunt klanten die online afspraken bij u boeken, online betaling via PayPal aanbieden.

U bereikt dit gedeelte via
Instellingen > Onlinebetaling.
Als deze functie niet is geactiveerd, kan deze worden geactiveerd via "Functie toevoegen".

1) PayPal-handelaarrekening instellen

Als u nog geen PayPal-handelaarrekening hebt, moet u deze eerst instellen. Dit proces duurt slechts enkele minuten. Houd er rekening mee dat een persoonlijke PayPal-account niet volstaat voor het ontvangen van betalingen.

Klik op de PayPal-bedrijfsrekeningpagina eerst op "Bedrijfsrekening openen" en voer in de volgende stappen uw gegevens in. Bevestig vervolgens de instelling door te klikken op de link die PayPal u per e-mail stuurt naar het opgegeven e-mailadres.

2.) PayPal-betaling instellen in de Belbo-kalender

Om online betaling met PayPal in te stellen, hebt u de API-gegevens van uw handelaarrekening nodig. De API is een programmeerinterface waarmee de Belbo-kalender met uw handelaarrekening kan communiceren en betalingen kan verifiëren.

API-gegevens weergeven

  1. Meld u aan bij uw PayPal-handelaarrekening en klik rechtsboven op "Uw naam" > "Accountinstellingen".

  2. Klik vervolgens op "Bewerken" in het gedeelte "API-toegang".

  3. Klik op de volgende pagina onder "NVP/SOAP-API-integratie" op "API-machtigingen beheren".

  4. Het is mogelijk dat volgens de beveiligingsinstellingen die u hebt ingesteld, een code naar uw mobiele telefoon wordt verzonden, die u eerst op de PayPal-website moet invoeren.
  5. Op de volgende pagina kunt u de vereiste velden aflezen nadat u op "Weergeven" hebt geklikt bij gebruikersnaam, wachtwoord en handtekening. Als nog geen handtekening is gemaakt, kunt u deze met één klik aanvragen. Vervolgens ziet u de volgende velden:

API-gegevens invoegen in de Belbo-kalender

U bereikt dit gedeelte via Instellingen > Onlinebetaling > PayPal.
  1. Open uw Belbo-kalender in een nieuw tabblad van uw browser en klik onder "Instellingen" op "Onlinebetaling > PayPal"
  2. Activeer het selectievakje bij "PayPal aanbieden" en voer de API-gegevens uit de vorige stap in voor API-gebruikersnaam, -wachtwoord en -handtekening.
    Let erop dat u geen spaties na de handtekening invoegt. Dit kan gemakkelijk per ongeluk gebeuren bij het kopiëren en plakken.
  3. Klik op "Opslaan"

Onlinebetaling activeren

Uw PayPal-handelaarrekening is nu gekoppeld aan de Belbo-kalender en kan als betaalrekening voor afspraken en cadeaubonnen worden aangeboden.

Om online betaling te activeren, gaat u alstublieft verder op deze pagina.

Houd er rekening mee dat voor online betalingen kosten in rekening worden gebracht volgens uw contract met PayPal. Belbo berekent het integreren van online betaling in uw boekingspagina niet apart.

Dubbele klant na online registratie

In het klantenoverzicht ziet u in het veld Nieuwe klanten alle nieuw geregistreerde en ingevoerde klanten. Hier ziet u nieuwe registraties direct vanaf het begin en kunt u deze verwijderen door op de knop "Verwijderen" te klikken en de klant in uw bestaande lijst aanvullen met zijn e-mailadres. Op deze manier voorkomt u dubbele klanten. Met een eenvoudig OK gaat de klant over naar de stamlijst.