U kunt dit gebied bereiken via Klantinstellingen > Afspraakbevestigingen en -herinneringen.
Herinneringsteksten worden normaliter 24 uur vóór de afspraak naar uw klanten gestuurd. U kunt het herinneringsmoment ook zelf bepalen.
Op deze manier reduceert u afzeggen door klanten die uw afspraken vergeten. Herinneringen kunnen per e-mail en SMS worden verzonden.
E-mailherinneringen zijn in uw Belbo-kalender altijd gratis inbegrepen, het verzenden van SMS'en veroorzaakt kosten volgens het pakket dat u hebt geboekt.
Gebruik alstublieft de Google Chrome-browser om de herinneringsteksten te bewerken. Andere browsers kunnen de aanduidingsfunctie mogelijk niet correct interpreteren. Dit kan ertoe leiden dat de aanduidingen in de e-mails aan uw klanten niet correct worden weergegeven.
E-mailherinnering
AI-TIP
Laat je AI-assistent de tekst voor je afspraakherinnering schrijven. Kopieer hiervoor de prompt hieronder en beantwoord de korte vervolgvragen. De aanduidingen voor aanhef, afspraak en adres zijn al ingebouwd, zodat u de tekst rechtstreeks in Belbo kunt invoegen.
Controleer de tekst na het opslaan in het e-mailvoorvertoning. Op deze manier ziet u onmiddellijk of de aanhef en afspraakgegevens correct worden weergegeven.
Schrijf voor me een tekst voor de e-mail waarmee ik mijn klanten aan een geboekte afspraak herinner. Ik gebruik de salonsoftware Belbo, die de aanhef, salonnaam en afspraakgegevens automatisch invoegt. Belbo bepaalt het onderwerp zelf, dus ik heb alleen de tekst van de e-mail nodig.
Vraag me voor het schrijven kort:
1. of ik mijn klanten tutoyeer of vousvoyeer,
2. of ik als individu (ik) of namens een team (we) schrijf,
3. of de afspraak op het moment van de herinnering nog gratis online kan worden verplaatst of geannuleerd. Leg me uit: De herinnering wordt vaak ongeveer 24 uur vóór de afspraak verzonden, en dat is ook vaak de afzegfrist. Dan is gratis annulering meestal niet meer mogelijk. Vraag me ook of bij annulering op korte termijn of niet verschijnen een vergoeding verschuldigd is die moet worden vermeld.
4. hoe je me kunt bereiken als er iets tussendoor komt, bijvoorbeeld per telefoon,
5. of prijs en duur van de afspraak in de mail moeten staan,
6. of ik verdere opmerkingen wil opnemen, bijvoorbeeld waar men kan parkeren, wat men mee moet nemen of of men iets eerder moet komen.
Gebruik alleen deze Belbo-aanduidingen voor aanhef, salonnaam en afspraakgegevens, exact zoals geschreven, met procenttekens en in HOOFDLETTERS:
Aanhef:
%LIEBEANREDEOHNENAME% wordt "Lieve" of "Liever". Daarna volgt %VORNAME%. Dit is de juiste aanhef voor de je-vorm: %LIEBEANREDEOHNENAME% %VORNAME%,
%SEHRGEEHRTEANREDE% wordt "Zeer geachte mevrouw Achternaam" of "Zeer geachte meneer Achternaam". Dit is de juiste aanhef voor de u-vorm: %SEHRGEEHRTEANREDE%,
%LIEBEANREDE% wordt "Lieve mevrouw Voornaam Achternaam" of "Liever meneer Voornaam Achternaam", een persoonlijkere aanhef voor de u-vorm.
%VORNAME% wordt de voornaam, %NACHNAME% de achternaam.
Salon en afspraak:
%ACCOUNT% wordt de naam van mijn salon, bijvoorbeeld "Good Hair Day".
%LOCATION% wordt het adres, bijvoorbeeld "Pappelallee 78, 10437 Berlijn".
%WOCHENTAG% wordt de dag van de week, bijvoorbeeld "zaterdag".
%TAG% wordt de datum met jaar, bijvoorbeeld "03.10.2026".
%UHRZEIT% wordt het tijdstip zonder "uur", bijvoorbeeld "09:30". Schrijf daarom altijd "uur" erna.
%LEISTUNGEN% wordt de geboekte diensten.
%ALLEMITARBEITER% wordt de namen van de medewerkers, bijvoorbeeld "Ramona K.".
%DAUER% wordt de duur, bijvoorbeeld "15 minuten".
%PREIS% wordt de prijs of "gratis".
%MANAGE_APPOINTMENT% wordt een link met de tekst "Afspraak beheren", waarmee u de afspraak kunt verplaatsen of annuleren.
Regels:
- Schrijf woorden als "Lieve", "Liever" of "Zeer geachte" nooit zelf uit, maar gebruik altijd de juiste aanduiding. Belbo voert afhankelijk van de klant de juiste vorm in.
- Na %SEHRGEEHRTEANREDE% en %LIEBEANREDE% volgt geen verdere naam, deze is daar al opgenomen.
- Vat de afspraakgegevens samen in een blok met gelabelde regels, als volgt:
Afspraak: %WOCHENTAG%, %TAG% om %UHRZEIT% uur
Dienst: %LEISTUNGEN%
Bij: %ALLEMITARBEITER%
Adres: %LOCATION%
Als ik prijs en duur wil, voeg de regels "Duur: %DAUER%" en "Prijs: %PREIS%" toe. Voeg prijs en duur niet in hele zinnen in.
- Gebruik %MANAGE_APPOINTMENT% alleen als de afspraak op het moment van de herinnering nog gratis kan worden geannuleerd. Plaats de link dan in een aparte regel, direct na een korte zin als "Als u de afspraak wilt verplaatsen of annuleren:". Laat de link anders weg en neem in plaats daarvan het contactpunt voor veranderingen op korte termijn op.
- Vermeld een vergoeding alleen als ik deze heb genoemd, en formuleer de opmerking vriendelijk, zonder te dreigen.
- Schrijf niet "morgen" of "vandaag", omdat het verzendtijdstip kan variëren. Verwijs in plaats daarvan naar %WOCHENTAG%, bijvoorbeeld "We kijken ernaar uit je op %WOCHENTAG% te zien".
- Onderteken met %ACCOUNT%, bijvoorbeeld "Je team van %ACCOUNT%" of alleen "%ACCOUNT%".
- Verzin geen verdere aanduidingen, regels of aanbiedingen die ik niet heb genoemd.
- Schrijf geen onderwerp.
Lever alleen de tekst van de e-mail als zuivere tekst zonder opmaak, zodat ik deze rechtstreeks in Belbo kan invoegen. Geef me twee varianten: een korte en een wat meer gedetailleerde.
Tekstplatzhalter in de e-mail instellen
De blauw-groen gemarkeerde velden in de herinneringtekst zijn aanduidingen. Ze worden in de herinneringse-mail vervangen door echte teksten.
Voorbeeld van e-mail met tekstplatzhalter
Soorten aanduidingen
In de kopseectie van het tekstvoeringsveld vindt u het menu-item Tekstplatzhalter. Hier kunt u alle beschikbare soorten aanduidingen bekijken.
Aanduidingen gebruiken
Klik op de plaats in de tekst waar u de aanduiding wilt invoegen. Ga vervolgens naar het menu-item Aanduidingen en selecteer de gewenste aanduiding. Deze verschijnt als blauw-groen gemarkeerd veld in de tekst.
Korte video over het gebruik van aanduidingen:
SMS-herinnering
Als de SMS-functie in uw kalender actief is, kunt u naast e-mailherinneringen ook SMS-herinneringen versturen.
Ook in de SMS'en kunnen aanduidingen worden gebruikt.
Let alstublieft op dat uw SMS-teksten niet langer zijn dan 160 tekens.
Om in te kunnen schatten hoe lang uw herinneringssms werkelijk is na verwerking van de aanduidingen, is er onder de SMS-herinneringtekst een voorvertoning.
Mocht u uitdrukkelijk langere SMS'en willen opstellen, houd er dan rekening mee dat overeenkomstig internationale standaarden 2 SMS'en worden verzonden, wat dubbele kosten veroorzaakt.
AI-TIP
Laat je AI-assistent de tekst voor je herinneringssms schrijven. Kopieer hiervoor de prompt hieronder en beantwoord de korte vervolgvragen. De prompt zorgt ervoor dat je SMS kort blijft en de aanduidingen goed zitten.
Na het invoegen zie je onder het tekstveld hoeveel tekens je SMS heeft. Let op dat daar "SMS per herinnering: 1" staat. Bij meer dan 160 tekens worden twee SMS'en verzonden en de kosten verdubbelen.
