U kunt altijd nagaan of en wanneer medewerkers of klanten afspraken hebben verwijderd.
Verwijderde afspraken in de kalender
U kunt de verwijderde afspraken van elke dag tijdelijk weergeven. Deze worden vervolgens weergegeven met stippellijnen en verborgen bij het opnieuw laden van de pagina.
Verwijderde afspraken in het klantendossier
In elk klantendossier kunt u de verwijderde afspraken van de klant op elk moment weergeven.
Als u bovendien wilt weten wanneer de afspraak is verwijderd, kunt u op "Vorige versies weergeven" klikken. Hier ziet u details over het verwijderingstijdstip en de gebruikte login.
Verwijderde afspraken in het logboek
In het logboek ziet u alle veranderingen in afspraken. Hier kunt u ook zien welke afspraken wanneer en door wie zijn verwijderd.
U bereikt dit gebied via de koppelingen in de koppelingen van uw kalender. Als deze functie niet is geactiveerd, kan deze worden geactiveerd via "Instellingen > Functie toevoegen".
Verwijderde afspraken herstellen
Onopzettelijk verwijderde afspraken kunnen worden hersteld.
- Klik in het logboek op het blauw gelinkte woord "Afspraken" of klik in het klantendossier op de link "Vorige versies weergeven".
- Open het menu "Opties" rechtsboven in het dialoogvenster.
- Herstel de afspraak. Deze wordt op dezelfde plaats in de kalender geplaatst als voorheen.
Controleer daarna of er op de plaats waar de afspraak is hersteld nog voldoende ruimte is. Het kan zijn dat intussen al een ander afspraak is ingevoerd. In dat geval staan beide afspraken naast elkaar in de kalender.
Schijnbaar "automatische" verwijdering van afspraken
Het kan voorkomen dat u in het logboek ziet dat noch een medewerker noch een klant een afspraak heeft geannuleerd. Dit gebeurt uitsluitend wanneer een afspraak niet binnen de door u ingestelde tijd is voltooid geboekt. Dit tijdvak bedraagt meestal 15 minuten. Dit kan gebeuren in de volgende gevallen:
- Een medewerker klikt op het gewenste moment in de kalender en begint met het invoeren van een afspraak, maar voert het proces niet af door op "Opslaan" te klikken. Ze breekt het proces ook niet af via de knop "Annuleren" of een nieuw klik in de kalender.
- Een klant kiest online een moment voor de afspraak, maar voltooit de afspraak niet door op "Nu boeken" te klikken.
- Een klant kiest online een moment voor de afspraak, maar klikt vervolgens op "Terug" in het boeking proces, bijvoorbeeld om nog een prestatie toe te voegen.
In alle drie gevallen ontstaat bij het klikken op het gewenste moment een afspraakconcept, dat vanaf dat moment niet meer door klanten kan worden geboekt en voor collega's al als een "stippellijntje" in de kalender verschijnt. Dit maakt onopgemerkte dubbelboeking in de kalender onmogelijk.
Om na een onvoldoende onderbreking van de boeking te garanderen dat de afspraak opnieuw beschikbaar wordt, wordt het concept automatisch verwijderd na de reserveringsduur.
Reserveringsduur instellen
U kunt in de instellingen voor online boeken de reserveringsduur zelf bepalen. We raden aan het tijdvak niet te klein in te stellen, zodat uw klanten voldoende tijd hebben om de gewenste afspraak in te plannen, zelfs als hen bijvoorbeeld iets tussenkomt.
