Met de Belbo-kalender hebt u de mogelijkheid om uw bedrijfsprocessen uitgebreid te documenteren, bijvoorbeeld om in geval van een bedrijfscontrole de gevraagde documenten volledig te kunnen overleggen.
In dit artikel geven we u informatie en aanwijzingen over gegevensbeveiliging met betrekking tot de bewaarverplichting van bedrijfsrelevante gegevens. Voor uitgebreid, juridisch verantwoord advies over belastingkwesties kunt u contact opnemen met uw belastingadviseur of een juridisch specialist.
Met de Belbo-kalender maakt u gebruik van een digitaal systeem voor gegevensverwerking. We ondersteunen u bij het nakomen van uw wettelijke bewaarverplichting door alle gegevens van uw kalender veilig op te slaan. U hebt talrijke exportmogelijkheden voor bedrijfsrelevante gegevens, zodat u deze in digitale of gedrukte vorm kunt bewaren. Dit omvat financiële gegevens zoals dag- en maandafsluitingen, prijsinformatie en afspraak- en klantgegevens. Bovendien bewaren we uw gegevens permanent op onze beveiligde servers.
Veelgestelde vragen
Kan de belastingdienst toegang krijgen tot mijn gegevens?
Uw huidige en historische gegevens liggen veilig op onze servers en zijn beschermd tegen externe toegang. U bent echter verplicht om uw gegevens op verzoek aan bepaalde autoriteiten ter beschikking te stellen ("medewerking"). Dit kan ook financiële en afspraakgegevens omvatten. Met de Belbo-kalender hebt u te allen tijde de mogelijkheid om een volledige documentatie van deze gegevens aan te tonen.
Zijn per ongeluk of opzettelijk verwijderde afspraken weer herstelbaar?
Afspraken die uit de kalender zijn verwijderd, zijn te allen tijde in te zien. Dit is belangrijk om de communicatie in het team te vereenvoudigen en de betrouwbaarheid van uw klanten in te schatten. U ziet verwijderde afspraken dus nog steeds in het protocol en in elk klantendossier, zodat u wijzigingen en verwijderingen kunt traceren. Een permanente verwijdering van ingevoerde afspraken uit de database is niet mogelijk.
Wat gebeurt er als een klant niet op het afgesproken moment verschijnt?
Ondanks de herinneringsfunctie per e-mail en SMS kan het voorkomen dat uw klanten niet op het afgesproken moment verschijnen. In dat geval raden we u aan de afgesproken afspraak niet te verwijderen, maar deze als "Afgelast" te markeren en een reden voor het afzegging in te voeren. Meer informatie vindt u hier. Klanten die online afspraken boeken, kunnen de vrijgekomen tijd boeken, zelfs als de afgelaste afspraak niet is verwijderd.
Waar vind ik de afspraken van verwijderde werknemers?
We raden aan verwijderde werknemers niet te verwijderen, maar hun een passende werknemersrol toe te wijzen. Op deze manier kunt u te allen tijde toegang hebben tot de gegevens van de werknemer. Deze wordt echter in de kalender, dienstschema en kassasysteem verborgen om uw dagelijkse werkzaamheden te vereenvoudigen.
Zelfs als u verwijderde werknemers uit de kalender verwijdert, blijven uw gegevens behouden. Op verzoek bij ons kunnen deze te allen tijde opnieuw zichtbaar worden gemaakt. Dit kan in geval van arbeidsrechtelijke geschillen met verwijderde werknemers of ook bij externe controles van groot voordeel zijn.
Ik heb een seizoensgebonden kortingactie, die mijn prijzen voor een bepaalde periode beïnvloedt.
Kortingacties kunnen een effectief marketinginstrument zijn. Bewaar bewijzen van deze acties altijd voor de lange termijn en documenteer de verleende kortingen zorgvuldig in uw kassasysteem. Op deze manier kunt u te allen tijde de daaruit voortvloeiende verandering in uw prijsvorming rechtvaardigen.
Als u het Belbo-kassasysteem gebruikt, kunt u verleende kortingen tijdens het kassamoment invoeren en verantwoorden.
Ik heb in het verleden mijn prijzen gewijzigd.
Ook prijswijzigingen kunt u zorgvuldig documenteren. Exporteer vóór een prijswijziging de lijst van uw diensten, voeg een duidelijke datum toe en bewaar deze samen met uw documenten.
Ik heb onregelmatigheden in mijn kassiersaldo.
Als u of uw werknemers afwijkingen tussen het verwachte en werkelijke kassiersaldo opmerken, kunt u deze corrigeren. In de meeste gevallen is het betaalmiddel bij het kassamoment verwisseld, wat gemakkelijk te verhelpen is. Elke annulering en elke correctie van uw gegevens wordt gedocumenteerd. Al uw werknemers moeten vertrouwd zijn met de regels van ordentelijke kassiering en deze zorgvuldig toepassen.
In het ongelukkige geval dat u werknemers ervan verdacht uw contanten te manipuleren, bent u verplicht een politieverklaring in te dienen – zo nodig ook tegen onbekenden.
Hoe kan ik voorkomen dat nieuwe of tijdelijke werknemers inzicht krijgen in al mijn gegevens?
U kunt de toegangsrechten van uw werknemers beperken tot gebieden die nodig zijn voor het dagelijks werk. In elk werknemersdossier hebt u de mogelijkheid om de zichtbaarheid in de kalender tot vandaag en de toekomst te beperken. Daarnaast kunt u ook bepalen welke afsprakenkolomwen voor uw werknemers zichtbaar zijn.
In het rechtenbeheer kunt u de toegangsrechten tot het klantendossier, instellingen en veel andere gebieden beperken. We raden aan een algemene login voor uw werknemers in te stellen, die beperkt is tot de functies die in het dagelijks werk nodig zijn – ook om de dagelijkse werkzaamheden te vereenvoudigen. U kunt geselecteerde werknemers aanvullende logins met verder beheersrechten toewijzen.
Kan ik afzonderlijke logins extra beveiligen?
Ja. Naast de beperking van toegangsrechten kunt u afzonderlijke logins aanvullend beveiligen met twee-factor-authenticatie (2FA). Dit betekent dat een bekend geworden wachtwoord alleen niet voldoende is om toegang te krijgen tot gevoelige gegevens zoals klantgegevens, inkomsten en rapporten.
