Als u bij een dagafsluitin een waarschuwing ontvangt dat de kassenstand ongeldig is, komt dit doordat u in het verleden liggende dagafsluitingen hebt gewijzigd en daardoor de kassenstand is veranderd. Deze wijzigingen worden correct gedocumenteerd, maar leiden ertoe dat de tussentijds liggende dagafsluitingen in de afdruk een ongeldige kassenstand bevatten.
In geval van een bedrijfsvoering worden dergelijke verschijnselen zoals ongeldige kassenstanden onmiddellijk opgemerkt en over het algemeen wordt de periode geschat. Zorg er daarom voor dat u dagelijks de kassenstand telt en vermijd volledig latere wijzigingen die de kassenstand beïnvloeden. De reden hiervoor is dat latere wijzigingen die de kassenstand beïnvloeden bewijzen dat u de kassenstanden tussentijds niet hebt gecontroleerd.
Oorzaken
Dit kan verschillende oorzaken hebben. In elk geval ligt het echter aan onvoldoende zorgvuldigheid in de kassenvoering.
- Op deze dag werd vaak fooi per kaart betaald, die uit de kontante kas zou moeten worden ontvangen. Dit is echter niet gebeurd, zodat niet opviel dat de gegeven fooi in de kas is gebleven.
- Boekingen werden verkeerd geïnd of vergeten in te katten.
- De werkelijke kontantgeldvoorraad van de vorige dag kwam niet overeen met het bedrag in de dagafsluiting. De kas werd niet geteld of het verschil werd niet gecorrigeerd.
Als u om een bepaalde reden latere wijzigingen moet doorvoeren (diefstal, vergeten fooientname, enz.), probeer de wijzigingen dan uitgebreid te documenteren. U dient dan zo mogelijk alle tussentijds liggende dagafsluitingen opnieuw te openen, opnieuw te genereren en opnieuw af te drukken. Alle dagafsluitingen worden dan voorzien van een opmerking die navolgbaar is.
Voorbeeld van een waarschuwing na een latere, de kassenstand beïnvloedende melding:
In dit geval werd een extra kasseninkomst vóór 12.4.2019 ingevoerd, zodat alle daaropvolgende dagafsluitingen en reeds opgeslagen dagafsluitingen deze waarschuwing zullen bevatten.