In Belbo kunt u berichten naar uw klanten verzenden. Voor elke afspraak kan de klant bevestigings- en herinnerings-e-mails ontvangen. Daarnaast kunt u uw klanten directe berichten sturen. Bij de meeste van deze berichten kunnen om technische redenen geen bijlagen worden toegevoegd. Hier leest u hoe u uw klanten toch documenten kunt sturen.
Upload het document online
U kunt uw eigen website of een cloudoplossing gebruiken om uw documenten te uploaden. Na het uploaden van uw documenten zijn deze bereikbaar via een link en downloadbaar op het internet voor gebruikers die de link kennen. Een voorbeeld van zo'n link is "https://mijnbedrijf.nl/advies.pdf".
Document in klantenbericht koppelen
Afhankelijk van het toepassingsgeval kunt u dit document nu in uw klantberichten koppelen.
- Als elke klant met een afspraak het moet downloaden, koppelt u het document in de bevestigings- en herinnerings-e-mails.
- Als u dit document naar bepaalde klanten gericht wilt sturen, gebruikt u de directe berichten.
- Als alleen klanten die een bepaalde service hebben geboekt het document moeten ontvangen, gebruikt u de functie "Gedetailleerde beschrijving" in uw services.
Een document in het e-mailbericht koppelen
- Open de tekstsjabloon waarin u het document wilt koppelen.
- Schrijf de tekst waarmee u het document beschrijft. Gebruik een oproep ("Nu downloaden") om de klant aan te moedigen het document te downloaden.
- Markeer de tekst die tot download oproept.
- Klik op het link-symbool en voer de document-URL in.
Koppeling van een document aan het voorbeeld van een herinnerings-e-mail:
Uw klanten kunnen nu de documenten downloaden en deze indien nodig verder verwerken. Deze werkwijze is overigens ook geschikt als uw klanten vóór de behandeling lange contracten of behandelinformatie moeten lezen. Door de documenten vroegtijdig te versturen, kunt u tijd besparen, ook als de klant de handtekening uiteindelijk pas bij u ter plaatse zet.
Houd er rekening mee dat het gebruik van hyperlinks per SMS om technische redenen niet mogelijk is. Dit is een internationale standaard, waar ook Belbo niets aan kan veranderen. Als u uw document in uw SMS wilt koppelen, moet de URL zelf in de tekst worden geplaatst. Dit kan door de meeste moderne smartphones correct worden geïnterpreteerd. De URL verhoogt echter het aantal tekens en kan daarom tot hogere SMS-kosten leiden. Wij adviseren uw documenten uitsluitend per e-mail te verzenden.
