In Belbo kunt u berichten naar uw klanten sturen. Voor elke afspraak kan de klant bevestigings- en herinnerings-e-mails ontvangen. Daarnaast kunt u uw klanten directe berichten sturen. Bij de meeste van deze berichten kunnen om technische redenen geen bijlagen worden gevoegd. Hier leest u hoe u toch documenten aan uw klanten kunt toesturen.
Upload het document op het internet
U kunt uw eigen website of een cloud-oplossing gebruiken om uw documenten te uploaden. Na het uploaden van uw documenten zijn deze bereikbaar via een link en kunnen gebruikers die de link kennen deze op het internet downloaden. Een voorbeeld van zo'n link is "https://mijnbedrijf.nl/advies.pdf".
Document in klantenbericht koppelen
Afhankelijk van het toepassingsgeval kunt u dit document nu in uw klantberichten koppelen.
- Als elke klant met een afspraak het moet kunnen downloaden, linkt u het document in de bevestigings- en herinnerings-e-mails.
- Als u dit document doelgericht naar bepaalde klanten wilt sturen, gebruikt u de directe berichten.
- Als alleen klanten die een bepaalde service hebben geboekt het document moeten ontvangen, gebruikt u de functie "Gedetailleerde beschrijving" in uw services.
Een document koppelen in het e-mailbericht
- Open de tekstsjabloon waarin u het document wilt koppelen.
- Schrijf de tekst waarmee u het document beschrijft. Gebruik een oproep ("Nu downloaden") om de klant aan te sporen het document te downloaden.
- Markeer de tekst die tot download oproept.
- Klik op het link-symbool en voer de document-URL in.
Koppeling van een document aan de hand van een herinnerings-e-mail:
Uw klanten kunnen de documenten nu downloaden en indien nodig verder verwerken. Deze werkwijze is ook geschikt als uw klanten vóór de behandeling lange contracten of behandelingsinformatie moeten lezen. Door de documenten vooraf te versturen kunt u tijd besparen, ook al deponeren uw klanten hun handtekening uiteindelijk pas ter plaatse bij u.
Houd er rekening mee dat het gebruik van hyperlinks per SMS om technische redenen niet mogelijk is. Dit is een internationale standaard waar ook Belbo niets aan kan veranderen. Wilt u uw document in uw SMS koppelen, dan moet de URL zelf in de tekst worden geplaatst. Dit kan door de meeste moderne smartphones correct worden geïnterpreteerd. De URL verhoogt echter het aantal tekens en kan daarom tot hogere SMS-kosten leiden. Wij adviseren uw documenten uitsluitend per e-mail te versturen.
