Klantimportatie | Handleiding

U kunt klantgegevens die u in digitale vorm hebt, in Belbo importeren, bijvoorbeeld als u naar Belbo wilt overstappen.

U bereikt dit gebied via Instellingen > Importcentrum > Klanten Als deze functie niet zichtbaar is, heeft de login waarmee u momenteel bent aangemeld, niet het vereiste recht.

Opmerking: Het importeren van klanten en afspraken is technisch veeleisend. Wij ondersteunen u graag en voeren het importeren voor u uit. Neem gerust contact met ons op.

Voorwaarden

Uw klantgegevens moeten in CSV- of Excel-indeling beschikbaar zijn. Houd er rekening mee dat CSV-bestanden op verschillende manieren kunnen worden opgeslagen. U moet in het gekozen hulpmiddel voor het exporteren van klantgegevens erop letten dat de volgende opties zijn geselecteerd:

Scheidingsteken: ,
Tekstscheidingsteken: "

Voorbeeld van een geldig klantendossier in de vereiste CSV-indeling: downloaden

Als u internationale klanten hebt, is het belangrijk dat u het mobiele nummervoorvoegsel in het formaat 00xx (in plaats van +xx) importeert, anders wordt het voorvoegsel niet herkend en wordt uw landnummer eraan toegevoegd.

Importproces

Maak via de knop "Importproces maken" een nieuwe importopdracht aan.
Selecteer uw bestand dat u wilt uploaden en wacht tot het proces is voltooid.
Vervolgens worden de herkende gegevens weergegeven. Hier kunt u in de tabelkop de toewijzing van de kolommen van uw export met de veldnamen van het klantendossier van uw onlinecalender maken (details in het gedeelte "Gegevensvelden toewijzen").

Gegevensvelden toewijzen

In de weergegeven tabel staan onder de kolomnamen van uw bestand de beschikbare gegevensvelden in Belbo.
Selecteer hier de juiste gegevenstypen.
Houd er rekening mee dat de tabelkoppen in uw bestand mogelijk een andere naam voor het gegevenstype hebben, bijvoorbeeld "Mobiel nummer" in plaats van "Mobiel".
Toegewezen gegevenskolommen worden in wit weergegeven, niet-toegewezen gegevenskolommen in geel. Als u bepaalde gegevens uit het originele bestand niet nodig hebt, kunt u de toewijzing verwijderen. Geel gemarkeerde kolommen worden genegeerd tijdens het importproces en worden niet geïmporteerd.

Standaardgegevens

In Belbo zijn enkele gegevensvelden al ingesteld. Dit zijn onder meer naam, e-mailadres en telefoonnummers. Deze kunnen direct worden toegewezen of worden door het importcentrum direct herkend.
Controleer en corrigeer eventueel de toewijzing van de gegevens.

Aangepaste velden

In Belbo hebt u de mogelijkheid om zoveel aangepaste gegevensvelden voor uw klantendossiers aan te maken als u wilt.
Als informatie uit de export naar de kalender moet worden overgenomen, maar nog niet wordt aangeboden, kunt u meer klantenvelden aanmaken en deze toewijzen.
Het is belangrijk dat het type gegevensveld overeenkomt met de inhoud die moet worden geïmporteerd (bijvoorbeeld type "Geboortedatum" en niet "Datum" voor de geboortedatum). Neem contact met ons op als u hier hulp nodig hebt.

Speciale gevallen

Volledige naam

Sommige providers exporteren hun gegevens zodanig dat de voornaam en achternaam van de klant in één kolom staan. In dit geval is de juiste toewijzing in Belbo het veld "Volledige naam". Het importcentrum scheidt tijdens het importproces de naam na de eerste spatie en maakt daarvan de gegevensvelden "Voornaam" en "Achternaam". Dit vergemakkelijkt het importeren, omdat het tabelbestand niet eerst handmatig hoeft te worden bewerkt. Controleer daarna de gegevens, omdat dit in het geval van meerdere voornamen tot onzuivere gegevens kan leiden.

Kleurfomules

In de kappersbranche zijn kleurfomules een belangrijk onderdeel van de klantgegevens en kunnen in Belbo worden geïmporteerd. Volgens ervaringen worden de formules echter op zeer verschillende manieren door andere providers aangeboden. Neem contact met ons op als u onzeker bent hoe u de formules het beste kunt importeren.

Duplicaten voorkomen

Als uw klantendossier al gevuld is, kunt u de volgende stap gebruiken om duplicaten te voorkomen: hier kunt u desgewenst unieke velden (bijvoorbeeld: e-mailadres of mobiel nummer) selecteren die worden gebruikt voor nauwkeurige toewijzing van bestaande klantendossiers.
Als bestaande klantendossiers in deze velden volledig overeenkomen, worden alle andere velden overschreven door de waarden uit de export.
Waarschuwing: Gebruik unieke kolomcombinaties zodat enerzijds geen duplicaten ontstaan en anderzijds geen klantendossiers met onjuiste klantgegevens worden overschreven.

Importproces

Start het importproces. Dit proces kan afhankelijk van het aantal klantendossiers enkele minuten duren. U kunt in de tussentijd het venster sluiten en op elk moment terugkeren naar het importcentrum.