Als u uw bedrijf tijdelijk moet sluiten, kunt u bepaalde instellingen in Belbo aanpassen, zodat online reservering en op aanvraag ook herinneringen voor uw klanten worden uitgeschakeld, zonder dat u roosters of afspraken hoeft te verwijderen. Bovendien kunnen alle klanten die tijdens de sluitingstijd een afspraak hebben, doelgericht via een e-mailnieuwsbrief worden benaderd en over de sluiting worden geïnformeerd.

Bedrijfsonderbreking instellen

1. Ga naar Instellingen > Locatie-instellingen (rechtsboven).
2. Klik op "Bedrijfsonderbreking".
3. Volg de stappen in onze wizard.

Instellingswizard

In de wizard kunt u instellen hoe lang u de bedrijfsonderbreking wilt vastleggen.

Online reservering

Wanneer u een datum voor de bedrijfsonderbreking hebt ingesteld, kunnen klanten weliswaar afspraken maken, maar niet tijdens de vastgestelde onderbreking. Online reservering is in deze periode uitgeschakeld.

Herinneringen

Vervolgens kunt u bepalen of herinneringen voor reeds bestaande afspraken tijdens de onderbreking moeten worden verzonden. Hierbij kunt u onderscheid maken tussen e-mails en sms, mocht u geen sms willen versturen, maar wel e-mails.

Online reservering

Klanten kunnen afspraken maken, maar niet binnen de door u ingestelde tijd van bedrijfsonderbreking. Ze zien ook de door u geschreven tekst bij de reservering:

Alle klanten contacteren die tijdens de sluitingstijd een afspraak in de kalender hebben

Als u alle geplande klanten in de kalender via e-mail wilt aanschrijven, kunt u dit met enkele klikken instellen.

Onder Instellingen vindt u in de koptekst alle informatie over uw bestaande bedrijfsonderbreking. Hier kunt u een campagne maken om de klanten te bereiken wiens afspraak tijdens de sluitingstijd vervalt.

1. Klik op "Contacteer klanten met afspraak via e-mail"
2. Er wordt een campagne aangemaakt waarin alle klanten als ontvangers zijn opgenomen die in de sluitingsperiode een afspraak in de kalender hebben.
3. Houd er rekening mee dat dit ook afspraken in het verleden kunnen zijn, als de door u ingevoerde onderbreking in het verleden begint. Mocht u dit niet wensen, stel dan vóór het aanmaken van de campagne het begin van de bedrijfsonderbreking in op de huidige dag.
4. Nadat u op de knop hebt geklikt, opent zich een campagne die u nu kunt opstellen op het tabblad "Inhoud & ontwerp".
5. Stuur jezelf eventueel een test-e-mail.
6. Op het tabblad "Algemeen" kunt u vervolgens het verzenden starten.

Uw klanten hebben voor dit soort informatieve e-mail geen marketinggoedkeuring nodig, alle klanten die een afspraak hebben tijdens de sluitingstijd en een geldig e-mailadres in het klantdossier hebben, worden aangeschreven.