Met het protocol kunt u zien wat er de afgelopen tijd in de agenda is gedaan. Dit omvat bijvoorbeeld het opslaan, wijzigen en verwijderen van afspraken.
Door onbekende gebruikers verwijderde afspraken
Als u boeking zonder voorafgaande login toestaat, kan het voorkomen dat u in uw protocol klanten zonder naam ziet die acties uitvoeren.
De onbekende gebruikers zijn niet-ingelogde klanten die op een afspraak in de online boeking klikken. Dit creëert al een afspraakconcept in de agenda, die ook ter plaatse (transparant gestippeld) zichtbaar is. Dit voorkomt dubbele boekingen.
Als de klant zich in de volgende stap bedenkt en op een ander moment klikt of de boeking vóór de aanmelding afbreekt, wordt het concept verwijderd en ontstaat er een overeenkomstige protocolinvoer met onbekende naam. De naam van de klant kan alleen in het protocol verschijnen als de klant zich aanmeldt of zijn gegevens in de boeking invult.
Door het systeem verwijderde afspraken
Het kan voorkomen dat u in het protocol een melding ziet dat noch een medewerker noch een klant een afspraak heeft geannuleerd. Dit gebeurt uitsluitend als een afspraak niet binnen de door u bepaalde tijd is geboekt. In de regel is deze periode 15 minuten.
Dit kan in de volgende gevallen gebeuren:
- Een medewerker klikt op het gewenste moment in de agenda en begint een afspraak in te voeren, maar voert het proces niet af door op "Opslaan" te klikken. Zij breekt het proces ook niet af via de knop "Annuleren" of een nieuwe klik in de agenda, bijvoorbeeld omdat zij afgeleid wordt.
- Een klant kiest online een moment voor de afspraak, maar voltooit de afspraak niet door op "Nu boeken" te klikken, maar sluit alleen het browservenster.
Ook in deze gevallen ontstaat bij het klikken op het gewenste moment eerst een afspraakconcept, dat vanaf dat moment niet meer door klanten kan worden geboekt en voor collega's al als "gestippeld" concept in de agenda verschijnt. Dit maakt onopgemerkte dubbele boekingen in de agenda onmogelijk.
Om ervoor te zorgen dat de afspraak na een ongepaste afbreking van de boeking opnieuw beschikbaar wordt, wordt het concept na de reserveringsduur (meestal 15 minuten) automatisch verwijderd.