Om voormalige teamleden niet volledig uit het systeem te hoeven verwijderen, leggen we u uit hoe voormalige teamleden niet meer zichtbaar zijn in de agenda en hoe u toegang hebt tot hun profielen en voorbije afspraken, omzet en afwezigheden zoals vakantie- en ziektedagen.

Voor vertrek: Dienstrooster aanpassen

Als u weet dat een teamlid u op een bepaalde datum verlaat, kunt u het dienstrooster van het teamlid op die dag verwijderen. Op deze manier voorkomt u dat collega's of klanten na het vertrek van het teamlid nog afspraken met deze persoon inplannen.

1. Ga in het hoofdmenu naar "Dienstrooster".
2. Navigeer naar de datum waarop het teamlid niet meer bij u is.
3. Klik op het selectievakje naast de naam van het teamlid om de hele week te verwijderen.

Vervolgens kunt u deze week een jaar in de toekomst overdragen om meer weken te verwijderen. Controleer of echt alle arbeidstijden zijn verwijderd.

Op de eerste dag na vertrek: Teamlid deactiveren

Teamleden die uw bedrijf verlaten, kunnen pas op de dag dat zij niet meer in het bedrijf werken, worden gedeactiveerd. Wij kunnen dit niet van tevoren doen en verzoeken u de volgende stappen op de eerste dag van vertrek zelf uit te voeren:

1. Afspraken herplannen

Vooral bij plotseling vertrek van een persoon kan het voorkomen dat er nog afspraken in hun kolom staan, hoewel deze persoon niet meer in uw bedrijf werkt. Deze afspraken moeten handmatig opnieuw worden ingepland. Hiervoor is geen automatische functie! Het hangt helemaal af van de werkbelasting en de vaardigheden van de andere medewerkers of afspraken moeten worden verplaatst of geannuleerd. Eventueel moeten klanten eerst telefonisch worden gecontacteerd.

Om na het herplannen van de afspraken zeker te zijn dat alle afspraken uit de kolom van de medewerker zijn verwijderd, kunt u de afsprakenlijst in het dashboard van de medewerker controleren.

1. Onder Instellingen > Medewerkers klikt u op het gewenste teamlid.
2. Hier schakelt u over naar het tabblad "Dashboard".
3. Voer de periode in waarin nog afspraken kunnen voorkomen en heb geduld tot de pagina is geladen.
4. Schakel over naar het tabblad "Afsprakenlijst" om te zien of er in de gekozen periode nog afspraken zijn.

2. Online boekbaarheid verwijderen

Als het teamlid online boekbaar was voor uw klanten, kunt u nu de boekbaarheid verwijderen.

1. Onder Instellingen > Medewerkers klikt u op de gewenste medewerker.
2. Hier schakelt u over naar het tabblad "Online boeking".
3. Verwijder de opties en sla uw invoer op.

3. Medewerker verwijderen

Open het medewerkerdossier en verwijder de betrokken persoon via "Opties":

Selecteer de gewenste optie en klik op "Volgende".

De persoon wordt nu volledig verborgen in agenda, dienstrooster en kassa! Dit geldt ook voor alle afspraken die in de kolom van de medewerker stonden. Er worden echter geen gegevens verwijderd, maar alleen uit de agenda verborgen!

Medewerker opnieuw weergeven

Wilt u verborgen medewerkers opnieuw weergeven, bijvoorbeeld om arbeidstijden of voorbije afspraken te controleren, dan kunt u de medewerker een ander rol geven.

1. Onder Instellingen > Medewerkers schakelt u over naar het tabblad "Rollen".
2. Hier ziet u de lijst met alle medewerkers die tot elke rol behoren.
3. Hier kunt u op de naam van de medewerker klikken die u wilt weergeven.
4. Het medewerkerdossier opent, waarin u een ander rol kunt toewijzen.
5. De medewerker is nu opnieuw zichtbaar.

Medewerker blokkeren

Als uw medewerker een eigen inloggegevens had, kunt u deze blokkeren. Hoe u medewerkers blokkeert, vindt u hier.

Tot zijn vertrek heeft uw medewerker nog toegang tot de agenda, zolang hij in uw bedrijf is en met klanten werkt. Hier vindt u enkele tips over hoe u uw gegevens kunt beschermen tegen ongeautoriseerde toegang.