Als u onlinebetaling aanbiedt, kunnen klanten uw afspraken online (bij)betalen. Als een afspraak tijdig wordt geannuleerd, moet de aanbetaling worden terugbetaald. U kunt zelf bepalen of dit automatisch moet gebeuren of niet.
Variant 1: Handmatige terugbetaling
U kunt bepalen dat de aanbetaling niet automatisch wordt terugbetaald. In geval van terugbetaling gaat u als volgt te werk zoals hier beschreven. In de instellingen voor onlinebetaling staat de optie Afspraak annulering op "geen actie".
- Nadeel: Als klanten ongemerkt tijdig annuleren, ontvangen zij de terugbetaling niet automatisch en moeten zij contact met u opnemen.
- Voordeel: U houdt de terugbetalingen in het oog
De betaling kan rechtstreeks via de afspraak worden terugbetaald.
Als de afspraak al is verwijderd, kan deze via de betalingsmodule onder Instellingen > Onlinebetaling worden terugbetaald:
Variant 2: Automatische terugbetaling
Om betalingen bij onlinecancelatie van de afspraak door de klant automatisch terug te betalen, moet de optie Afspraak annulering op "Betalingsannulering" staan:
Als u deze optie kiest, moet u onder "Annuleringstermijnen" aangeven tot wanneer een afspraak tijdig kan worden geannuleerd:
Alternatief: Vervangingscheque (in de toekomst)
We zijn van plan om in plaats van terugbetaling ook de uitgifte van een cadeaubonnetje mogelijk te maken. Deze functie is echter nog niet beschikbaar (stand november 2025).
Belangrijke voorwaarde
Om ervoor te zorgen dat de betaalde bedragen aan de klant kunnen worden terugbetaald, moet in uw betalingsaccount bij PayPal of Stripe een voldoende hoog minimumsaldo worden ingesteld, dat altijd op de rekening blijft staan.
- Naar het hulpartikel Minimumsaldo bij Stripe
- Bij PayPal wordt het minimumsaldo ingesteld als onderdeel van de inrichting van een automatische afboeking. Naar het hulpartikel Automatische afboeking bij PayPal