U kunt bepalen dat bepaalde medewerkers niet online kunnen worden geboekt door nieuwe klanten. Zo ontlasten u populaire medewerkers bij vaste klanten en geeft u bijvoorbeeld nieuwe teamleden de mogelijkheid om meer afspraken te krijgen.
Vereisten voor de nieuwklantensperre
- U staat online boeking alleen met inloggen toe.
- Uw klanten moeten inloggen, voordat zij de beschikbare medewerkers en vrije afspraken te zien krijgen.
- Er is slechts één initialestatus.
- Vaste klanten hebben een ander status dan de initialestatus.
1. Onlineboekingsmodus controleren:
Onder Instellingen > Online boeking moet de optie "Registratiemodus / Sta boeking van afspraken zonder inloggen toe" uitgeschakeld zijn:
2. Registratiemodus controleren
Onder Instellingen > Online boeking > Basisinstellingen > Registratie moet de optie "Ook beschikbare tijden weergeven, vervolgens om inloggen verzoeken" uitgeschakeld zijn:
3. Initialestatus controleren
Onder Instellingen > Klantinstellingen > Klantenstatus is er slechts één status die het kenmerk "Initialestatus" heeft. Nieuwe klanten krijgen deze status automatisch. Alle klanten met deze status kunnen het teamlid dat voor nieuwklanten is geblokkeerd niet meer boeken.
Mocht er meerdere of geen status met dit kenmerk zijn, kunt u dit corrigeren door op de status te klikken en de optie "Nieuwe klanten krijgen automatisch deze status" alleen in de gewenste nieuwklantenstatus in te schakelen.
4. Vaste klanten controleren
Om zeker te stellen dat vaste klanten het voor nieuwklanten geblokkeerde teamlid nog steeds kunnen boeken, controleert u alstublieft uw klantendossiers. Alle klanten die het klantenstatus hebben gemarkeerd met "Initialestatus" kunnen de voor nieuwklanten geblokkeerde persoon niet meer boeken!
Sperre bij een teamlid instellen
Om te voorkomen dat nieuwe klanten zich online bij een bepaald teamlid kunnen inschrijven, opent u onder Instellingen > Medewerkers het medewerkersprofiel en activeert u op het tabblad "Online boeking" de optie "Blokkeer boeking door nieuwe klanten".
Vanaf nu kunnen alleen nog die klanten bij deze persoon boeken die een klantenstatus hebben zonder het kenmerk "Initialestatus".
Verdere opmerkingen
Sperre transparant communiceren
Met name als u alleen werkt en boeking van nieuwklanten wilt blokkeren, raden wij aan om op de boekingspagina aan te geven dat voor nieuwe klanten momenteel geen afspraken ter beschikking staan. Op deze manier communiceert u transparent waarom bepaalde personen geen vrije afspraken kunnen vinden. Meer informatie over dit onderwerp: Online boeking: Teksten
Uitzonderingen bepalen
Als er bepaalde services zijn die ondanks de nieuwklantensperre toch door nieuwe klanten kunnen worden geboekt, kunt u dit in de service bepalen. Open daarvoor de gewenste service en activeer op het tabblad "Online boeking" de optie "Nieuwklantensperre voor medewerkers voor deze service negeren".
Dit is logisch wanneer bijvoorbeeld de eigenaar in principe niet voor nieuwe klanten beschikbaar wil zijn, maar bepaalde adviesservices wel voor hen kan uitvoeren.
Probleemoplossing
Mocht u klachten van vaste klanten ontvangen dat zij een bepaalde persoon niet kunnen selecteren bij het boeken, volgt u alstublieft de hierboven vermelde vereisten na.