U bent wettelijk verplicht uw klanten ervan op de hoogte te stellen dat u hun gegevens verwerkt. Daarnaast moet u uw klanten informeren over de duur, de juridische grondslag en het doel van opslag en andere omstandigheden. Ook de naam en contactgegevens van de verantwoordelijke en eventueel uw gegevensbeschermingsmedewerker dient u uw klanten mee te delen in geval van gegevensverwerking. Daarnaast moet de klant worden geïnformeerd over zijn rechten (onder meer om gegevens op te vragen of te verwijderen en de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder).
Met het online boekingssysteem van Belbo wordt de klant per e-mail geïnformeerd over de opslag en alle verdere vereiste omstandigheden. Dit gebeurt automatisch bij de online boeking door uw klanten. Mocht de klant geen e-mailcontact willen of kunnen opgeven, dan is het mogelijk om een schriftelijke sjabloon voor de klant in uw bedrijf beschikbaar te stellen.
Als een klant een afspraak telefonisch inplant of persoonlijk naar uw bedrijf komt, moet u de klant telefonisch of persoonlijk informeren over de gegevensverwerking. U kunt de klant ook een e-mail vanuit het klantenbestand sturen:
Informatieverplichting in het klantenbestand
In elk klantenbestand wordt u met een waarschuwingspictogram geïnformeerd als een klant de informatie over de verzameling van persoonlijke gegevens nog niet heeft ontvangen. Voor zover een e-mailadres voor de klant is opgegeven, kunt u deze informatie per e-mail naar de klant sturen.
Klik gewoon op de knop met het oranje vlaggetje om een voorbeeld van het bericht te zien dat in de volgende stap naar de klant wordt verzonden. Vervolgens kunt u het bericht naar de klant verzenden.
Informatieverplichting voor bestaande klanten
De informatieverplichting ontstaat zodra u nieuwe gegevens verzamelt (bijvoorbeeld door een afspraak voor deze klant in te plannen). Bestaande klantgegevens die voor 25.05.2018 zijn ingevoerd, blijven onveranderd zolang er geen nieuwe gegevens van de klant worden verzameld.
E-mailtekst zelf bewerken
De e-mail die naar uw klanten wordt verzonden, beschikt over een standaardtekst. Als u dit zelf wilt opstellen, kunt u de sjabloon overschrijven. Deze functie vindt u onder Instellingen > Gegevensbescherming > Informatieverplichting.
