Als u onlinebetaling aanbiedt, kunnen klanten uw afspraken online (deel)betalen. Als een afspraak tijdig wordt geannuleerd, moet de aanbetaling worden terugbetaald. U kunt zelf bepalen of dit automatisch moet gebeuren of niet.
Variant 1: Handmatige terugbetaling
U kunt bepalen dat de aanbetaling niet automatisch wordt terugbetaald. In geval van terugbetaling gaat u te werk zoals hier beschreven. In de instellingen voor onlinebetaling staat de optie Afspraak annuleren op "geen actie".
- Nadeel: Als klanten onopgemerkt tijdig annuleren, ontvangen zij de terugbetaling niet automatisch en moeten zij contact met u opnemen.
- Voordeel: U houdt de terugbetalingen in het oog
De betaling kan rechtstreeks via de afspraak worden terugbetaald.
Als de afspraak al is verwijderd, kan deze via de betalingsmodule onder Instellingen > Onlinebetaling worden terugbetaald:
Variant 2: Automatische terugbetaling
Om betalingen automatisch terug te kunnen betalen wanneer de klant online een afspraak annuleert, moet de optie Afspraak annuleren op "Betalingsannulering" staan:
Als deze optie is geselecteerd, moet onder "Annuleringstermijnen" worden opgegeven tot wanneer een afspraak tijdig kan worden geannuleerd:
Alternatief: Vervangingsgutschein (in de toekomst)
We plannen om in plaats van terugbetaling ook de uitgifte van een gutschein mogelijk te maken. Deze functie is echter nog niet beschikbaar (stand 11/2025).
Belangrijke voorwaarde
Om ervoor te zorgen dat de betaalde bedragen aan de klant kunnen worden terugbetaald, moet in uw betalingsaccount bij PayPal of Stripe een voldoende hoog minimumaldo worden ingesteld dat altijd op de rekening blijft.
- Naar het hulpartikel Minimumaldo bij Stripe
- Bij PayPal wordt het minimumaldo ingesteld als onderdeel van de instelling van een automatische afboeking. Naar het hulpartikel Automatische afboeking bij PayPal