De import van afspraken gebeurt via het menu-item "Afspraken importeren", bereikbaar via het optiepaneel van de configuratie.
Het importproces verloopt in twee fasen: eerst moeten u alle verzamelde gegevens in "kommagescheiden" formaat in het invoerveld invoeren. Dit formaat kan uit elke gangbare database (Excel, Access, overige databases) worden gegenereerd. De eerste rij definieert hierbij het type informatie in de volgende rijen.
Afspraakinformatie bestaat in wezen uit start- en einddatum, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen datum en tijd en dus 4 kolommen van het importformaat vormen. Nadat u uw afspraken in het gewenste formaat hebt omgezet, kunt u de knop "Verzenden" gebruiken om de eerste stap af te ronden.
Vervolgens worden de gegevens gecontroleerd. Controleer nu of de afspraakgegevens correct worden weergegeven. Bij voltooiing van de import worden afspraken geïmporteerd. Houd er rekening mee dat de afspraakimport ongeveer 10 afspraken per seconde kan importeren. Het kan dus eventjes duren voordat alle afspraken zichtbaar zijn.
Op dit moment worden klantdossiers niet gekoppeld bij afspraakimport. Alleen de nieuwe afspraken die in de Belbo-kalender zijn aangemaakt, worden gekoppeld aan het klantdossier.